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El modo de organizar las listas depende de las necesidades del grupo y de cómo se prefiera almacenar y buscar la información.

Formas de organizar listas

Agregar una columna a una lista

Crear una vista

Seleccionar otra vista

Agregar una carpeta a una lista

Formas de organizar listas

A continuación se enumeran algunas maneras en que se pueden organizar las listas y sus elementos:

• Agregar columnas  Para ayudar a un grupo a concretar los elementos más importantes, puede agregar columnas a una lista. También puede ser aconsejable agregar más columnas si se desea recopilar información de cada elemento de una lista, como el nombre del departamento o de un empleado.

  Si tiene varios elementos en una lista, puede considerar indizar ciertas columnas para mejorar el rendimiento al ver varios elementos o cambiar de vista. Esta característica no cambia el modo en que se organizan los elementos, pero puede permitir a las organizaciones almacenar con más facilidad un gran número de elementos en una lista. Sin embargo, la indización puede ocupar más espacio de base de datos. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador.

• Crear vistas  Puede usar vistas si los componentes de un grupo suelen necesitar ver los datos de cierto modo. En las vistas, las columnas se usan para ordenar, agrupar, filtrar y mostrar los datos. También puede seleccionar cuántos elementos se muestran a la vez en cada vista. Por ejemplo, se puede examinar una lista en grupos de 25 ó de 100 elementos de lista por página, según las preferencias y la velocidad de la conexión.

  Las vistas ofrecen la flexibilidad de almacenar un gran número de elementos en una lista, pero sólo se ven los subconjuntos que se desee en un momento en particular, por ejemplo, sólo los elementos que se han expuesto este año o sólo los eventos actuales de un calendario. Puede crear vistas personales que sólo estén disponibles para usted y, si dispone de permiso para modificar una lista, puede crear vistas públicas que estén disponibles para todos los usuarios.

• Crear carpetas  Puede agregar carpetas a la mayor parte de los tipos de lista, si el propietario de la lista ha permitido que se creen carpetas. Esto es especialmente útil si los elementos de la lista se pueden dividir de un modo concreto, por ejemplo, por proyecto o por grupo. Las carpetas ayudan a buscar y administrar los elementos de las listas con más facilidad.Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 proporciona un árbol de vista que permite explorar los sitios y carpetas de forma similar a las carpetas del disco duro. Por ejemplo, cada departamento tiene su propia carpeta.
• Utilice listas iguales en todos los sitios  Si su grupo trabaja con varios tipos de listas, puede agregar coherencia entre las listas con tipos de contenido (tipo de contenido: un grupo reutilizable de configuraciones para una categoría de contenido. Use tipos de contenido para administrar metadatos, plantillas y comportamientos de elementos y documentos consistentemente. Los tipos de contenido están definidos a nivel de sitio y usados en listas y bibliotecas.), columnas de sitio y plantillas. Estas características permiten volver a utilizar la configuración y la estructura de las listas de una manera eficaz. Por ejemplo, puede crear un tipo de contenido para un problema del servicio de atención al cliente que especifique determinadas columnas (como los datos de contacto del cliente) y procesos empresariales para el tipo de contenido. Otro ejemplo consiste en crear una columna en el sitio para los nombres de departamentos que tenga una lista desplegable de departamentos. Puede volver a utilizar la columna en varias listas para asegurarse de que los nombres siempre se muestren de la misma manera en cada lista.

  Encontrará vínculos a más información sobre tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas de lista en la sección Vea también.

Aunque las características de las listas se pueden usar de varias formas, el modo en que se utilicen dependerá del tamaño y del número de listas que haya y de las necesidades de la organización.

Almacenar muchos elementos en una lista

Puede que prefiera usar una lista grande que atienda a diversas necesidades. Por ejemplo, podría tener un gran número de incidencias técnicas que seguir a través de una organización, que se puedan aplicar a varios proyectos y grupos.

Use una única lista cuando:

• El grupo necesite información de resumen acerca de los elementos de la lista o vistas diferentes del mismo conjunto de elementos. Por ejemplo, un administrador podría desear ver el progreso de todas las incidencias técnicas de una organización o ver todas las incidencias que se archivaron dentro del mismo período.
• Los usuarios prefieren examinar buscar las incidencias en la misma ubicación de un sitio.
• Puede que se desee aplicar las mismas opciones de configuración a los elementos de una lista, por ejemplo, realizar el seguimiento de las versiones (control de versiones: proceso de crear una copia numerada de un archivo o elemento cada vez que se guarda una revisión en la biblioteca.) o requerir la aprobación.
• Los grupos que trabajan en la lista comparten características similares, por ejemplo, los mismos niveles de permisos. Un único permiso se puede aplicar a archivos concretos, pero si los niveles de permisos varían en gran medida, considere el uso de varias listas.
• Se desea analizar información acerca de la lista o recibir actualizaciones consolidadas de la lista. Puede recibir avisos cuando los elementos de la lista cambien o ver los cambios de una lista mediante la tecnología RSS. Los canales RSS permiten a los miembros de un grupo de trabajo ver una lista consolidada de la información que ha cambiado.

Crear varias listas

Puede que desee usar varias listas cuando haya diferencias inequívocas entre los elementos que desea administrar o entre los grupos de personas que trabajan con ellos.

Use varias listas cuando:

• No espere que se vayan a necesitar resúmenes de los elementos en conjunto.
• Los grupos de personas que trabajan con la información son distintos y tienen niveles de permisos diferentes.
• Tiene que aplicar opciones distintas, como el control de versiones o la aprobación, a varios conjuntos de elementos.
• No tiene que analizar los elementos conjuntamente ni recibir actualizaciones consolidadas acerca de la lista.

Agregar una columna a una lista

La información de las listas se almacena en columnas, por ejemplo, Título, Apellidos o Compañía. Si se necesita almacenar información adicional sobre los elementos de una lista, puede agregar columnas para ayudar a ordenar, agrupar y crear varias vistas de la lista. Por ejemplo, puede ordenar una lista por fecha de vencimiento o agrupar los elementos por nombre de departamento.

Existen varias opciones para el tipo de columna que va a crear, entre las que se incluyen una sola línea de texto, una lista desplegable de opciones, un número calculado a partir de otras columnas, o incluso un nombre y una imagen de una persona de su sitio.

 Nota    El procedimiento siguiente comienza en la página de la lista a la que desea agregar la columna. Si la lista no está abierta aún, haga clic en su nombre en Inicio rápido. Si el nombre de la lista no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y después haga clic en el nombre de la lista.

1. En el menú Configuración, haga clic en Crear columna.
2. En la sección Nombre y tipo, escriba el nombre que desee en el cuadro Nombre de columna.
3. En El tipo de información de esta columna es, seleccione el tipo de información que desee mostrar en la columna.
4. En la sección Configuración adicional de columna, escriba una descripción en el cuadro Descripción para que los usuarios sepan cuál es el objetivo de la columna y qué datos debe contener. Esta descripción es opcional.
5. Dependiendo del tipo de columna que haya seleccionado, aparecerán más opciones en la sección Configuración adicional de columna. Seleccione la configuración adicional que desee.
6. Para agregar la columna a la vista predeterminada, que los usuarios de su sitio pueden ver automáticamente la primera vez que abren la lista o la biblioteca, haga clic en Agregar a vista predeterminada.
7. Haga clic en Aceptar.

Crear una vista

Puede usar vistas para ver los elementos de una lista que sean más importantes o que mejor se ajusten a un propósito. Por ejemplo, puede crear vistas de los elementos que se crearon más recientemente, de los que se aplican a un departamento específico o que creó la misma persona.

Cuando ve más listas, puede ordenar o filtrar temporalmente los elementos seleccionando el nombre de una columna y, después, haciendo clic en la flecha situada al lado de la columna. Esto es de utilidad si es necesario ver los elementos de la lista de cierta forma sólo de vez en cuando, pero tiene que repetir los pasos la próxima vez que vea la lista.

Si espera ver con frecuencia la lista de cierto modo, puede crear una vista. Puede usar esta vista en cualquier momento que trabaje con la lista. Cuando crea una vista, se agrega al menú Ver de la lista.

Las listas pueden tener vistas personales y vistas públicas. Cualquiera puede crear una vista personal para ver las listas de cierto modo o para filtrar y obtener sólo los elementos de la lista que se desea ver. Si tiene permiso para diseñar un sitio, puede crear una vista pública que cualquiera que vea la lista pueda usar. También puede convertir una vista pública en la vista predeterminada de modo que la lista se vea automáticamente en esa vista.

Además, al diseñar un sitio, puede vincular a vistas diferentes o a páginas de diseño con elementos Web (elemento Web: unidad modular de información que consta de una barra de título, un marco y contenido. Los elementos Web son las unidades de creación básicas de una página de elementos Web.) que usen las diferentes vistas. Por ejemplo, un grupo podría desear vincular a una vista de una lista que sólo muestre los documentos que crearon los miembros del grupo.

Si los miembros de un grupo van a ver una lista en un dispositivo móvil, puede crear vistas móviles que proporcionen límites, como el número de elementos que se muestran en la vista, que sean óptimos para el ancho de banda y las limitaciones de los dispositivos. Busque vínculos con más información acerca de cómo crear vistas en la sección Vea también.

1. Si la lista aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la lista, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista.

2. En el menú Configuración, haga clic en Crear vista.
3. En Elegir un formato de vista, haga clic en el tipo de vista que desee crear. En muchas situaciones, deseará crear una Vista Estándar, pero puede elegir otras vistas en situaciones específicas, por ejemplo, cuando desee crear un calendario o una vista de Gantt.
4. En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre de la vista, por ejemplo, Ordenado por apellido.
5. Si desea que esta vista sea la predeterminada, active la casilla de verificación Establecer como vista predeterminada.Puede convertir esta vista en la predeterminada sólo si es una vista pública y si tiene permiso para cambiar el diseño de listas.
6. En la sección Audiencia, bajo Vista de la audiencia, seleccione si desea crear una vista personal exclusiva para su uso o bien, una vista pública para todos los usuarios.
7. En la sección Columnas, seleccione las casillas de verificación correspondientes para mostrar u ocultar columnas. Junto al nombre de la columna, escriba el número del orden de la columna en la vista.
8. En la sección Ordenar, elija si desea que los elementos de la lista se ordenen y cómo. Puede usar dos columnas para la ordenación, por ejemplo, primero por apellidos y luego por nombre.
9. En la sección Filtro, elija si desea filtrar los elementos de la lista y cómo. Una vista filtrada muestra una selección menor de la lista, por ejemplo, sólo los elementos creados por un departamento concreto o con el estado Aprobado.
10. En la sección Agrupar por, puede agrupar elementos con el mismo valor en su propia sección, como una sección expandible para documentos de un autor concreto.
11. En la sección Totales, puede contar el número de elementos de una columna, como el número total de asuntos. En algunos casos, puede resumir o extraer información adicional, como los promedios.
12. En la sección Estilo, seleccione el estilo de cada vista como, por ejemplo, una lista sombreada en el que se sombrean filas alternativamente.
13. Si la lista tiene carpetas, puede crear una vista que no las incluya, lo que en ocasiones se denomina vista plana. Para ver todos los elementos de la lista del mismo nivel, haga clic en Mostrar todos los elementos sin carpetas. 
14. Puede limitar el número de elementos que se pueden ver en la lista o en la misma página. Estas opciones son particularmente importantes si va a crear una vista para un dispositivo móvil. En la sección Límite de elementos, seleccione las opciones que desee.
15. Si piensa ver la lista en un dispositivo móvil, seleccione las opciones que desee en la sección Móvil.
16. Haga clic en Aceptar.

Seleccionar otra vista

Algunas listas vienen con más de una vista, y se pueden crear vistas adicionales. Si se dispone de vistas diferentes, puede cambiar de vista con el menú Ver.

1. Si la lista aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la lista, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista.

2. En el menú Vista, haga clic en la vista que desee.

Sugerencia  Par hacer cambios en una vista existente, haga clic en el menú Ver y, después, en Modificar esta vista.

Agregar una carpeta a una lista

Si tiene varios tipos de elementos de lista, puede agregar carpetas para ayudar a organizar la lista.

1. Si la lista aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la lista, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista.

2. En el menú Nuevo, haga clic en Nueva carpeta.

   El comando Nueva carpeta no está disponible si quien creó la lista especificó que en ella no se podían crear carpetas.

3. Escriba un nombre para la carpeta y haga clic en Aceptar.

Sugerencia  Si tiene varias listas con carpetas, o si los componentes de un grupo prefieren examinar una lista como lo harían en el disco duro, puede que deseen habilitar la vista de árbol. Con la vista de árbol se puede expandir, contraer y examinar fácilmente las carpetas.