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Una lista es una colección de información que se comparte con los miembros del grupo. Por ejemplo, puede crear una hoja de inscripción para un evento, o realizar el seguimiento de los eventos del grupo en un calendario.

Información general

Formas de trabajar con listas

Tipos de listas

Introducción

Cuando crea un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, se crean automáticamente varios tipos de listas. Estas listas predeterminadas abarcan desde un panel de discusión a una lista de calendario.

Puede personalizar y agregar elementos a estas litas, crear listas adicionales desde las plantillas de lista disponibles y crear listas personalizadas sólo con las opciones y columnas que elija.

Puede ver una lista de varias formas diferentes. Por ejemplo, puede proporcionar una vista en una página de todas las tareas y una vista en otra página que contenga sólo las tareas que vencen hoy. También puede usar carpetas para organizar los elementos de las listas. Por ejemplo, puede ver sólo los eventos actuales de un calendario en una página principal y crear una vista visual, similar a un calendario de pared, en otra página.  

¿Tiene datos de una hoja de cálculo que desee usar en una lista de un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0? Puede crear una lista nueva con las columnas y datos importando una hoja de cálculo.

Si tiene instalados programas de base de datos que son compatibles con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, como Microsoft Office Access 2007, y el explorador admite los controles ActiveX, puede integrar los datos de la lista con las herramientas de bases de datos como son las consultas, las combinaciones y los informes.

Las listas también se pueden mostrar en elementos Web (elemento Web: unidad modular de información que consta de una barra de título, un marco y contenido. Los elementos Web son las unidades de creación básicas de una página de elementos Web.), en las páginas de un sitio. Los elementos Web son los bloques de creación con los que se construye un sitio Web y se pueden usar para agregar elementos directamente desde una lista a una página de elementos Web. También puede abrir una lista directamente y trabajar con ella. Por ejemplo, la lista predeterminada Anuncios aparece en un elemento Web de una nueva página principal, pero también puede hacer clic en el título de la lista para abrirla y trabajar con ella en su propia página.

Formas de trabajar con listas

A continuación se enumeran algunas maneras en que se puede trabajar con listas como ayuda para administrar la información de un grupo:

• Seguimiento de versiones e historial detallado   Puede realizar el seguimiento de las versiones de los elementos de una lista para que pueda ver cuáles han cambiado de una versión a otra, así como quién hizo los cambios. Si se cometen errores en una versión más reciente, puede restaurar una versión anterior de un elemento. El seguimiento del historial de una lista es especialmente importante si la organización necesita supervisar una lista a medida que evoluciona.

  

• Requerir la aprobación  Puede especificar que se requiera la aprobación de un elemento de una lista para que se pueda ver. Los documentos siguen en un estado pendiente hasta que son aprobados o rechazados por alguien que tenga permiso para hacerlo. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver el elemento de una lista antes de aprobarse.
• Integrar el correo electrónico con una lista  Si el correo entrante o saliente se ha habilitado en un sitio, las listas pueden aprovechar las características de correo electrónico. Algunas listas, como los calendarios puede configurarse para que se pueda agregar contenido a las mismas a través de correo electrónico. Otras listas, por ejemplo una lista de tareas, se pueden configurar para enviar un mensaje a alguien cuando se le asigne un elemento. Una organización puede personalizar otros tipos de listas para recibir correo electrónico.
• Personalizar los permisos  Puede especificar si los participantes de una lista pueden leer y modificar únicamente los elementos que hayan creado o todos los elementos de una lista. Quien tenga permiso para administrar las listas puede leer y modificar todos los elementos de una lista. También se pueden aplicar niveles de permisos concretos a un único elemento de una lista, por ejemplo, si el elemento contiene información confidencial.
• Crear y administrar vistas  Un grupo puede crear vistas diferentes de la misma lista. El contenido de la lista real no cambia, pero los elementos se organizan o filtran de modo que las personas puedan buscar la información más importante o interesante en función de sus necesidades.
• Usar fórmulas y valores calculados  Puede usar fórmulas y valores calculados para generar dinámicamente información en las columnas de una lista. Las operaciones pueden incluir información de una o más columnas distintas, así como funciones de sistema como [hoy] para indicar la fecha actual. Por ejemplo, puede especificar una fecha de vencimiento predeterminado que sea siete días posterior a la fecha actual.
• Mantenerse informado de los cambios  Las listas y vistas de Windows SharePoint Services 3.0 usan ahora RSS, de forma que los miembros del grupo de trabajo puedan recibir las actualizaciones automáticamente. RSS es una tecnología que permite que se reciban y se vean actualizaciones, o canales RSS de noticias e información en una ubicación consolidada. También puede crear avisos por correo electrónico que informen cuando las listas cambien o cuando se agreguen nuevos elementos. Los avisos constituyen una forma cómoda de realizar el seguimiento de los cambios importantes para el usuario.
• Compartir la información de una lista con un programa de base de datos  Si hay instalado un programa de base de datos compatible con Windows SharePoint Services 3.0, como Microsoft Office Access 2007, se pueden exportar e importar los datos en el sitio, así como una tabla de vínculos de la base de datos a una lista de SharePoint. Cuando se trabaja con los datos de la lista en una base de datos, se pueden analizar igual que cualquier otro dato, por ejemplo, mediante consultas, combinaciones e informes.
• Utilice listas iguales en todos los sitios  Si su grupo trabaja con varios tipos de listas, puede agregar coherencia entre las listas con tipos de contenido (tipo de contenido: un grupo reutilizable de configuraciones para una categoría de contenido. Use tipos de contenido para administrar metadatos, plantillas y comportamientos de elementos y documentos consistentemente. Los tipos de contenido están definidos a nivel de sitio y usados en listas y bibliotecas.), columnas de sitio y plantillas. Estas características permiten volver a utilizar la configuración y la estructura de las listas de una manera eficaz. Por ejemplo, puede crear un tipo de contenido para un problema del servicio de atención al cliente que especifique determinadas columnas (como los datos de contacto del cliente) y procesos empresariales para el tipo de contenido. Otro ejemplo consiste en crear una columna en el sitio para los nombres de departamentos que tenga una lista desplegable de departamentos. Puede volver a utilizar la columna en varias listas para asegurarse de que los nombres siempre se muestren de la misma manera en cada lista.

  Encontrará vínculos a más información sobre tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas de lista en la sección Vea también.

• Trabajar con elementos de una lista desde un programa de correo electrónico  Mediante un programa de correo electrónico que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, puede llevar consigo información importante de las listas. Por ejemplo, con Microsoft Office Outlook 2007, puede ver y actualizar las tareas, los contactos y los paneles de discusión en un sitio desde Outlook.

Tipos de listas

El tipo de lista que utilice dependerá del tipo de información que comparta:

• Anuncios  Utilice una lista de anuncios para compartir noticias y el estado, así como proporcionar avisos. Los anuncios admiten el formato mejorado con imágenes, hipervínculos y texto con formato.
• Contactos  Utilice una lista de contactos para almacenar información sobre personas o grupos con los que trabaja. Si utiliza un programa para administrar el correo electrónico o los contactos que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, puede ver y actualizar sus contactos desde el sitio de SharePoint en el otro programa. Por ejemplo, puede actualizar una lista de todos los proveedores de su organización desde Office Outlook 2007. Una lista de contactos no administra realmente los miembros del sitio, pero puede utilizarla para almacenar y compartir contactos de su organización, como una lista de proveedores externos.
• Paneles de discusión  Utilice un panel de discusión como ubicación central para registrar y almacenar discusiones de grupo, con un formato similar al de los grupos de noticias. Si el administrador ha habilitado listas en el sitio para recibir correo electrónico, los paneles de discusión pueden almacenar discusiones de correo electrónico de los programas de correo electrónico más habituales. Por ejemplo, puede crear un panel de discusión para el lanzamiento de nuevos productos de su organización. Si utiliza un programa de correo electrónico que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, puede ver y actualizar el panel de discusión mientras trabaja en el otro programa.
• Vínculos  Utilice una lista de vínculos como ubicación central para vínculos que lleven al Web, la intranet de su compañía y otros recursos. Por ejemplo, puede crear una lista de vínculos que lleven a los sitios Web de los clientes.
• Calendario  Utilice un calendario para todos los eventos del grupo o para situaciones específicas, como las vacaciones de los empleados. Un calendario proporciona vistas, similares a los calendarios de pared o de escritorio, de los eventos del grupo, incluidas las reuniones, los eventos sociales y los eventos de todo el día. También puede hacer un seguimiento de hitos del grupo, como plazos o fechas de lanzamiento de productos, que no estén relacionados con un intervalo de tiempo concreto. Si utiliza un programa de correo electrónico o de calendario que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, puede ver y actualizar el calendario desde el sitio de SharePoint mientras trabaja en el otro programa. Por ejemplo, puede comparar y actualizar el calendario en el sitio de SharePoint con las fechas del calendario de Office Outlook 2007; para ello, puede ver ambos calendarios en paralelo o superpuestos en Office Outlook 2007.
• Tareas  Utilice una lista de tareas para hacer un seguimiento de la información sobre proyectos y otros eventos pendientes del grupo. Puede asignar tareas a empleados, así como hacer un seguimiento del estado y el porcentaje que se ha completado de la tarea conforme ésta se va realizando. Si utiliza un programa para administrar el correo electrónico o las tareas que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, puede ver y actualizar las tareas desde el sitio de SharePoint en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para el proceso de presupuestos de su organización y luego verla y actualizarla en Office Outlook 2007 junto con las demás tareas.
• Tareas del proyecto  Para almacenar información similar a una lista de tareas, pero proporcionar también una vista de Gantt o visual con barras de progreso, utilice una lista de tareas del proyecto. Puede hacer un seguimiento del estado y el porcentaje que se ha completado de la tarea conforme ésta se va realizando. Si utiliza un programa para administrar el correo electrónico o las tareas que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, puede ver y actualizar las tareas del proyecto desde el sitio de SharePoint en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas en el sitio de SharePoint para identificar y asignar el trabajo para crear un manual de formación. A continuación, puede hacer un seguimiento del progreso de su organización desde Office Outlook 2007.
• Seguimiento de asuntos  Utilice una lista de seguimiento de asuntos para almacenar información sobre asuntos concretos, como problemas de soporte técnico, y hacer un seguimiento de su progreso. Puede asignar asuntos, clasificarlos en categorías y relacionar asuntos entre sí. Por ejemplo, puede crear una lista de seguimiento de asuntos para administrar los problemas y soluciones del servicio de atención al cliente. También puede incluir comentarios sobre los asuntos cada vez que los modifique, creando así un historial de comentarios sin modificar la descripción original del asunto. Por ejemplo, un representante del servicio de atención al cliente puede registrar cada paso que se ha dado para solucionar un problema y los resultados que se han obtenido.
• Encuesta  Para recopilar y compilar comentarios, como una encuesta sobre la satisfacción de los empleados o un concurso, utilice una encuesta. Puede diseñar las preguntas y las respuestas de varias maneras distintas y ver una descripción general de los comentarios. Si tiene instalado un programa de hojas de cálculo o bases de datos que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0 o Windows SharePoint Services 2.0, puede exportar los resultados para analizarlos aún más.
• Personalizar  Aunque puede personalizar cualquier lista, puede empezar con una lista personalizada y, a continuación, personalizar sólo la configuración que especifique. También puede crear una lista que esté basada en una hoja de cálculo, si dispone de un programa de hojas de cálculo que sea compatible con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 o Windows SharePoint Services 2.0, y Microsoft Internet Explorer y Microsoft Windows. Por ejemplo, puede importar una lista desde Microsoft Office Excel 2007 que haya creado para almacenar y administrar los contratos con proveedores.