Cuando una lista o una biblioteca tiene un gran número de elementos, debe planear cuidadosamente su organización y la manera en la que los usuarios necesitan obtener acceso a los datos. Al planear y utilizar algunas características de biblioteca y lista principales, puede asegurarse de que los usuarios encuentran información sin que se vea afectado de manera adversa el funcionamiento del resto del sitio.

Formas de administrar grandes listas y bibliotecas

Indizar una columna

Crear una vista filtrada mediante una columna indizada

Agregar una columna indizada a una vista existente

Establecer límites para fuentes RSS

Formas de administrar grandes listas y bibliotecas

Cuando el número de elementos de una lista o una biblioteca aumenta a más de mil, el rendimiento de la lista o la biblioteca puede comenzar a ser más lento o verse afectadas otras áreas del sitio. Dichos errores pueden deberse a acciones del usuario como la ordenación o recuperación de un gran número de elementos al mismo tiempo. Sin embargo, puede almacenar millones de elementos y bibliotecas siempre que planee y configure la lista o la biblioteca correctamente.

El ejemplo más habitual de una acción de usuario que afecta al rendimiento se produce cuando un usuario crea u obtiene acceso a una vista de los elementos en una biblioteca o una lista muy grande. Cuando se define una vista, tiene la opción de devolver todos los elementos o filtrar un subconjunto de elementos basados en una columna concreta. En cualquier momento que el número total de elementos de una lista o biblioteca es muy grande, es importante limitar el número de elementos con el que está trabajando un usuario en un momento dado. Esto implica filtrar el conjunto total de elementos en un número más pequeño que el usuario final y la base de datos puedan administrar.

Según el tipo de lista o biblioteca, puede utilizar la estructura de la organización y determinadas características para ayudar a los usuarios a trabajar con muchos elementos. En las siguientes secciones se proporcionan sugerencias y técnicas para asegurar que los usuarios pueden obtener acceso a información de manera rápida en una lista o biblioteca.

Crear columnas indizadas

Para mejorar el funcionamiento de una biblioteca o lista grande, puede indizar una columna. Un índice en una columna permite a Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 analizar rápidamente los datos de dicha columna, incluso cuando se trabajan con miles o millones de elementos. Para obtener una vista para filtrar rápidamente un gran número de elementos, el filtro debe aplicarse a una columna indizada.

Es importante tener en cuenta lo siguiente al crear y utilizar columnas indizadas:

• Cada índice de columnas adicionales consume recursos adicionales de la base de datos. Por tanto, debería agregar índices sólo a las columnas que se usarán activamente en vistas de la lista o la biblioteca.
• Cuando defina una vista de una lista o biblioteca con muchos elementos, es importante utilizar un filtro que no devolverá más de mil o dos mil elementos.
• Sólo se puede utilizar una columna indizada en un filtro de vista. Puede filtrar en muchas columnas diferentes pero es importante que la primera columna que utilice para filtrar la vista tenga un índice y que reduzca suficientemente el número total de elementos devueltos.
• La definición de una vista que utiliza un filtro OR no tiene los beneficios de una columna indizada.
• La definición de un límite de elementos en una vista no tiene los mismos beneficios que filtrar por una columna indizada.

Crear vistas filtradas

Para listas y bibliotecas con muchos elementos, los usuarios pueden obtener acceso a los elementos con una mezcla de vistas y búsqueda. A continuación, indicamos algunas sugerencias para que las vistas funcionen bien con una columna indizada:

• Cambiados recientemente  Para crear una vista que incluya únicamente los elementos que han cambiado la semana pasada, puede indizar la columna Modificado y, a continuación, aplicar el filtro Modificado (Indizado) es mayor que [Hoy]-7.
• Nuevos elementos  Para crear una vista de únicamente los elementos agregados la semana pasada, puede indizar la columna Creado y, a continuación, aplicar el filtro Creado es mayor que [Hoy]-7.
• Mis elementos  Para crear una vista de únicamente los elementos agregados, puede indizar la columna Creado por y, a continuación, aplicar el filtro Creado por es igual a [Yo].
• Vence hoy  Para listas o bibliotecas con una columna Fecha de vencimiento, puede indizar dicha columna y, a continuación, aplicar el filtro Fecha de vencimiento es igual a [Hoy].
• Actualizaciones del panel de discusión  Para crear una vista únicamente con las discusiones actualizadas el último mes, puede indizar la columna Última actualización en un panel de discusión, crear una nueva vista Asunto y, a continuación, aplicar el filtro Última actualización es mayor que [Hoy]-30.
• Personas y grupos  Si tiene muchas personas que visitan el sitio, puede mejorar el rendimiento de las páginas Todos los grupos y Todas las personas indizando la columna Tipo de contenido para la Lista de información del usuario.

   Nota    Incluso aunque sólo algunas personas aparezcan en la página Todas las personas, muchas personas que visitan el sitio se convertirán en usuarios inactivos que se escriben en la Lista de información del usuario, que todavía puede afectar al rendimiento de esta lista.

Busque vínculos para obtener más información acerca de la creación o cambio de las vistas y acerca de las fórmulas y las funciones que puede utilizar para filtrar vistas en la sección Vea también.

 Nota    Debido a que la creación de vistas que utilizan un índice de columna correctamente es más complicado para bibliotecas y listas grandes, puede que desee quitar el permiso Administrar vistas personales para los colaboradores de una biblioteca o una lista grande. Al quitar este permiso, puede evitar que los usuarios creen una vista que abarque todos los elementos y que pueda afectar de manera adversa al rendimiento del resto del sitio.

Organizar elementos en carpetas

Incluso cuando el número total de elementos de una lista o una biblioteca es muy grande, una vista de una carpeta única es tan rápida como una vista que filtra el número total de elementos mediante una columna indizada. En algunos escenarios, puede que sea posible distribuir todos los elementos de una lista o una biblioteca en varias carpetas de manera que ninguna carpeta tenga más de mil o dos mil elementos.

Es importante tener en cuenta lo siguiente cuando utilice carpetas para organizar una biblioteca o una lista grande:

• Cada carpeta no debe contener más de mil o dos mil elementos para asegurar vistas rápidas de los elementos de la carpeta.
• Si elige mostrar todos los elementos sin carpetas cuando crea una vista en esta lista o biblioteca, debe utilizar un filtro basado en una columna indizada.
• Es útil hacer que la vista predeterminada muestre todas las carpetas sin filtrar nada de manera que los usuarios puedan elegir la carpeta adecuada cuando insertan nuevos elementos. Esto evita que los elementos se agreguen de manera incorrecta fuera de las carpetas de la lista o la biblioteca.

Indizar una columna

Para mejorar el funcionamiento de una biblioteca o lista grande, puede indizar una columna. A continuación, puede utilizar la columna indizada para filtrar vistas nuevas o existentes de la lista o la biblioteca.

 Nota    Cada índice de columnas adicionales consume recursos adicionales de la base de datos. Por tanto, debería agregar índices sólo a las columnas que se usarán activamente en vistas de la lista o la biblioteca.

1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.

2. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

   Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

3. En Columnas, haga clic en Columnas indizadas.
4. Active la casilla de verificación situadas junto a cada columna que desea indizar.
5. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia  Si tiene muchas personas que visitan el sitio, puede que desee indizar la columna Tipo de contenido para la Lista de información del usuario. Así se puede mejorar el rendimiento de las páginas Todos los grupos y Todas las personas del sitio. Estas páginas se utilizan para administrar usuarios y grupos del sitio.

Crear una vista filtrada mediante una columna indizada

Después de indizar una columna, puede agregarla a una vista nueva cuando cree la vista y, a continuación, utilizar la columna indizada para filtrar la vista. Antes de crear una vista, puede que desee agregar más columnas para tener mayor flexibilidad a la hora de ordenar, agrupar y filtrar. Si va a crear una vista para un dispositivo móvil, debería considerar los límites de los dispositivos móviles de su grupo. Busque vínculos con más información acerca de cómo crear columnas y vistas en la sección Vea también.

1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.

2. En el menú Vista, haga clic en Crear vista.
3. En Elegir un formato de vista, haga clic en el tipo de vista que desee crear. En la mayor parte de las situaciones con bibliotecas, puede hacer clic en Vista Estándar, pero puede elegir otras vistas en situaciones específicas.
4. En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre de la vista, por ejemplo, Ordenado por apellido.
5. En la sección Filtrar, haga clic en Mostrar elementos sólo cuando se cumpla lo siguiente y, a continuación, elija cómo desea filtrar los elementos según una de las columnas que está indizada. Por ejemplo, para crear una vista de únicamente los elementos modificados hoy, seleccione la columna Modificado (Indizado) y la condición es igual a y, a continuación, escriba [Hoy].

    Nota    Si no ve ninguna columna que indique (Indizado) después del nombre, no tiene ninguna columna indizada disponible para dicha lista o biblioteca. Debe indizar una columna primero.

6. Elija cualquiera de las demás opciones que desea para la vista, como qué columnas desea mostrar u ocultar y la manera en la que desea que se ordenen los elementos.
7. Haga clic en Aceptar.

Agregar una columna indizada a una vista existente

Después de indizar una columna, puede agregarla a una vista existente y, a continuación, utilizar la columna indizada para filtrar la vista.

1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.

2. En el menú Vista, haga clic en Modificar esta vista.
3. En la sección Filtrar, haga clic en Mostrar elementos sólo cuando se cumpla lo siguiente y, a continuación, elija cómo desea filtrar los elementos según una de las columnas que está indizada. Por ejemplo, para crear una vista de únicamente los elementos que se modificaron hoy, seleccione la columna Modificado (Indizado) y la condición es igual a y, a continuación, escriba [Hoy].

    Nota    Si no ve ninguna columna que indique (Indizado) después del nombre, no tiene ninguna columna indizada disponible para dicha lista o biblioteca. Debe indizar una columna primero.

4. Elija cualquiera de las demás opciones que desea para la vista, como qué columnas desea mostrar u ocultar y la manera en la que desea que se ordenen los elementos.
5. Haga clic en Aceptar.

Establecer límites para fuentes RSS

Una vez habilitada la compatibilidad RSS en la Administración central y en la colección de sitios, puede habilitar y configurar la compatibilidad con RSS para los siguientes tipos de listas de los sitios: bibliotecas de documentos, bibliotecas de imágenes, bibliotecas de formularios, listas de anuncios, listas de calendarios, blogs, encuestas y paneles de discusión. Cuando los usuarios obtienen acceso a la fuente RSS para obtener una lista o una biblioteca, es similar a una vista de todos los elementos de la lista. La vista RSS predeterminada limita el número de elementos que se devuelven según la fecha en la que se modificó el elemento por última vez mediante un filtro en la columna Modificado. Como con cualquier otra vista, si la lista o la biblioteca tienen muchos elementos, es importante indizar la columna Modificado si los usuarios obtienen acceso a la fuente RSS.

Siga este procedimiento para cambiar el número de elementos y días para los cuales se incluyen los cambios en una fuente RSS.

1. Si la lista aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la lista, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista.

2. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la lista.
3. En la sección Comunicaciones, haga clic en Configuración RSS.

 Nota    El vínculo Configuración RSS no está disponible si la compatibilidad de RSS no está habilitada tanto en la Administración central como en las colecciones de sitios.

4. En la sección Límite de elementos, escriba el número máximo de elementos y días que desea incluir en una fuente RSS.
5. Haga clic en Aceptar.