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Los flujos de trabajo ayudan a las personas a colaborar en documentos y administrar tareas de proyectos implementando procesos empresariales específicos en los documentos y elementos de un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a tener procesos empresariales coherentes y también mejoran la eficacia organizativa y la productividad ya que administran las tareas y fases implicados en procesos empresariales específicos. Esto permite que las personas que realizan estas tareas se puedan concentrar en realizar el trabajo en vez de administrar el flujo de trabajo.

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo predefinido para un sitio

Compatibilidad con los flujos de trabajo personalizados

Pasos implicados en la utilización de los flujos de trabajo

¿Qué son los flujos de trabajo?

Un flujo de trabajo puede describirse como una serie de tareas que producen un resultado. En el contexto de Productos y tecnologías de Microsoft SharePoint, el flujo de trabajo se define de forma más restringida como: el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una secuencia específica de acciones o tareas que están relacionadas con un proceso empresarial. Los flujos de trabajo se pueden usar para administrar de forma coherente los procesos empresariales comunes dentro de una organización permitiendo a las empresas incorporar lógica empresarial a los documentos o a los elementos en una lista o biblioteca de SharePoint. La lógica empresarial se compone básicamente de un conjunto de instrucciones que especifican y controlan las acciones de un documento o elemento.

Los flujos de trabajo pueden reducir el coste y tiempo necesarios para coordinar procesos empresariales comunes, como la aprobación de un proyecto o la revisión de un documento, administrando y realizando un seguimiento de las tareas humanas implicadas con estos procesos. Por ejemplo, con Windows SharePoint Services 3.0, una organización podrá crear y desplegar un flujo de trabajo personalizado básico para administrar el proceso de aprobación de borradores de documentos en una biblioteca. El flujo de trabajo puede enrutar un documento a una persona especificada o a un grupo de personas para que lo revisen y aprueben. A continuación, el flujo de trabajo puede realizar acciones específicas en el documento en función del resultado. Si se aprueba el documento, el estado puede actualizarse de Borrador a Final y se puede copiar automáticamente en otra biblioteca de documentos. Si se rechaza un documento, el estado puede mantenerse comoBorrador, sin que se produzcan más acciones.

Cuando se inicia el flujo de trabajo de esta aprobación, puede crear tareas de aprobación del documento, asignar estas tareas a los participantes del flujo de trabajo especificado y, a continuación, enviar alertas de correo electrónico a los participantes con instrucciones de tareas y un vínculo al documento pendiente de aprobación. Mientras el flujo de trabajo está en progreso, el propietario del flujo de trabajo (en este caso, el autor del documento) o los participantes del flujo de trabajo pueden comprobar la página Estado del flujo de trabajo para ver qué participantes han completado las tareas asignadas del flujo de trabajo. Cuando los participantes del flujo de trabajo completan las tareas del flujo de trabajo aprobando o rechazando el documento, el flujo de trabajo concluye. El flujo de trabajo emprende automáticamente las acciones adecuadas en relación con el documento y advierte al propietario del flujo de trabajo sobre el resultado del flujo de trabajo.

Las acciones del flujo de trabajo en este ejemplo sigue este proceso:

Un flujo de trabajo que está predefinido para un sitio

Un sitio Windows SharePoint Services 3.0 incluye un flujo de trabajo predefinido en tres estados. El flujo de trabajo en tres estados es compatible con procesos empresariales que requieren que las empresas realicen un seguimiento del estado de un asunto o elemento a través de distintas fases. En concreto, el flujo de trabajo realiza el seguimiento de un elemento de la lista a través de tres estados diferentes que impliquen dos transiciones. Con cada transición entre los estados, el flujo de trabajo asigna una tarea a una persona y le envía una alerta de correo electrónico sobre la tarea. Cuando se completa esta tarea, el flujo de trabajo actualiza el estado correspondiente del elemento y prosigue al estado siguiente. El flujo de trabajo en tres estados está diseñado para trabajar con la plantilla de la lista Seguimiento de asuntos, pero se puede utilizar con cualquier lista configurada para contener una columna Opción con al menos tres valores. Los valores de esta columna de opciones sirven para los estados del seguimiento del flujo de trabajo.

El flujo de trabajo con tres estados puede utilizarse para administrar procesos empresariales que requieren de las empresas el seguimiento de un gran volumen de asuntos o elementos, como las cuestiones del Servicio de soporte técnico, los directores de ventas o las tareas de un proyecto. Para obtener más información acerca del trabajo con un flujo de trabajo en tres estados, consulte Utilizar un flujo de trabajo en tres estados.

Compatibilidad con los flujos de trabajo personalizados

Su organización puede preferir desarrollar y desplegar flujos de trabajo totalmente personalizados únicos para los procesos empresariales de la empresa. Los flujos de trabajo pueden ser tan sencillos o complejos como los procesos que la organización requiera. Los programadores pueden crear flujos de trabajo que inicien las personas que use un sitio o pueden crear flujos de trabajo que se inicien automáticamente en función de un evento específico, como cuando se crea o se modifica un elemento de lista. Si la organización ha desarrollado y desplegado flujos de trabajo personalizados, estos flujos de trabajo podrán estar disponibles para su uso en el sitio.

Existen dos formas para crear flujos de trabajo personalizados para Windows SharePoint Services 3.0:

• Los programadores de software profesionales pueden crear flujos de trabajo utilizando las extensiones de Microsoft Visual Studio 2005 para Windows Workflow Foundation   Estos flujos de trabajo contienen código personalizado y actividades de flujo de trabajo. Después de que un desarrollador profesional crea flujos de trabajo personalizados, un administrador de servidor puede implementarlos en varios sitios.
• Los diseñadores Web pueden diseñar flujos de trabajo sin código para usarlos en una lista o biblioteca específica utilizando un programa de diseño Web compatible con Windows SharePoint Services, como Microsoft Office SharePoint Designer 2007   Estos flujos de trabajo se crean a partir de una lista de actividades de flujo de trabajo disponible y el diseñador Web que crea el flujo de trabajo puede desplegarlo directamente a la lista o biblioteca de documentos donde se utilizará.

Si desea desarrollar un flujo de trabajo personalizado, póngase en contacto con el administrador del sitio para obtener información acerca de los recursos disponibles en su organización para el desarrollo de flujos de trabajo personalizados. Para obtener más información acerca del desarrollo de flujos de trabajo personalizados para Windows SharePoint Services 3.0, consulte el Centro de desarrollo de Windows SharePoint Services en MSDN.

Pasos implicados en la utilización de los flujos de trabajo

Existen varios pasos implicados involucrados en la utilización de un flujo de trabajo en un documento o elemento de la lista. Distintas personas en distintos puestos pueden realizar cada uno de estos pasos. Por ejemplo, el administrador de un sitio puede habilitar un flujo de trabajo para el uso en la biblioteca de un documento específico, para el propietario de una lista o el autor de un documento que inicia un flujo de trabajo en un documento o elemento y para que terceros (por ejemplo, un documento, un revisor o un encargado de la aprobación) puedan completar una tarea de flujo de trabajo.

Agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido

Aunque se pueda desplegar un flujo de trabajo sin código creado en un programa de diseño Web compatible con Windows SharePoint Services, como Office SharePoint Designer 2007, directamente en la lista o biblioteca en la que se vaya a usar, cualquier flujo de trabajo personalizado instalado en el servidor debe agregarse a una lista, biblioteca o tipo de contenido (tipo de contenido: un grupo reutilizable de configuraciones para una categoría de contenido. Use tipos de contenido para administrar metadatos, plantillas y comportamientos de elementos y documentos consistentemente. Los tipos de contenido están definidos a nivel de sitio y usados en listas y bibliotecas.) para que esté disponible para documentos o elementos en una ubicación específica. Debe disponer de permisos (permisos: ajustes concretos de seguridad que permiten o restringen el acceso a un elemento, lista, biblioteca o sitio dado.) para Administrar listas para agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido. En la mayoría de los casos, los administradores del sitio o las personas que administran listas específicas o bibliotecas realizan esta tarea. La disponibilidad de un flujo de trabajo en un sitio varía en función de dónde se agregue:

• Si agrega un flujo de trabajo directamente a una lista o biblioteca, estará disponible únicamente para los elementos en dicha lista o biblioteca. También puede agregar un flujo de trabajo directamente a una lista o biblioteca si se usará el flujo de trabajo sólo en un equipo específico o para tipos de contenidos muy específicos.
• Si agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de lista (una instancia de un tipo de contenido de sitio que se ha agregado a una lista o biblioteca específica), está disponible únicamente para los elementos de dicho tipo de contenido en la lista o biblioteca específica con la que está asociada dicho tipo de contenido. Puede agregar un flujo de trabajo directamente al tipo de contenido de la lista si espera usar el flujo de trabajo sólo con tipos de contenidos muy específicos.
• Si agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio, dicho flujo de trabajo está disponible para cualquier elemento de dicho tipo de contenido en todas las listas y bibliotecas a la que una instancia de dicho tipo de contenido de sitio se ha agregado. Si desea que un flujo de trabajo esté ampliamente disponible en las listas o bibliotecas en una colección de sitios para elementos de un tipo de contenido específico, la forma más eficaz de obtener este resultado es agregar dicho flujo de trabajo directamente a un tipo de contenido de sitio. Es posible que desee agregar un flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio si desea que esté totalmente disponible para distintos equipos de diferentes sitios.

Cuando agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, puede personalizar el flujo de trabajo para su ubicación específica indicando varias opciones:

• El nombre del flujo de trabajo
• La lista de tareas en la que se guardan las tareas relacionadas con el flujo de trabajo
• La lista de historial que registra todos los eventos relacionados con el flujo de trabajo
• Cómo desea que se inicie el flujo de trabajo
• Opciones adicionales específicas al flujo de trabajo de una persona (por ejemplo: el modo en el que se enrutan las tareas a los participantes, las circunstancias que completan el flujo de trabajo y las acciones que se producen después de que se haya realizado con éxito el flujo de trabajo.)

Cuando agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, sólo permite que esté disponible para documentos o elementos en una ubicación específica, no inicia el flujo de trabajo real. Busque vínculos con más información acerca de cómo agregar flujos de trabajo a las listas, bibliotecas o tipos de contenido en la sección Vea también.

Iniciar un flujo de trabajo en un documento o elemento

Después de agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido y habilitar con ello su uso, puede iniciar este flujo de trabajo en un documento específico o elemento (si el flujo de trabajo está configurado para que se pueda iniciar manualmente). Para iniciar un flujo de trabajo, selecciónelo en la lista de flujos de trabajo disponible para el documento o elemento. Si fuera necesario, rellene también un formulario con la información que el flujo de trabajo necesita. En función de cómo se ha diseñado y configurado el flujo de trabajo, puede disponer de una opción para personalizar más el flujo de trabajo al iniciarlo en un documento o elemento personalizando opciones como los participantes, la fecha de vencimiento y las instrucciones de la tarea.

Finalizar las tareas del flujo de trabajo

Todos los eventos del flujo de trabajo que requieran la interacción del ser humano están representados por una tarea de flujo de trabajo. Cuando un flujo de trabajo asigna una tarea al participante de un flujo de trabajo, el destinatario de la tarea puede completar la tarea o (en función del flujo de trabajo) solicitar cambios al propio elemento del flujo de trabajo editando el formulario de tarea del flujo de trabajo. Cuando el participante de un flujo de trabajo completa una tarea del flujo de trabajo, se solicita al servidor que mueva el flujo de trabajo al siguiente paso.

Seguimiento del estado de los flujos de trabajo

Los propietarios y participantes del flujo de trabajo pueden seguir el progreso de un flujo de trabajo comprobando la página de estado asociada con el flujo de trabajo. La página de estado incluye la información de estado acerca de las tareas pendientes del flujo de trabajo. También incluye la información del historial pertinente para el flujo de trabajo.