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Un sitio de área de documentos es un sitio de SharePoint que le ayuda a coordinar el desarrollo de uno o más documentos relacionados con otras personas. El sitio proporciona herramientas para compartir y actualizar archivos, y para mantener a las personas informadas acerca del estado de dichos archivos.

Información general

Crear un sitio de área de documentos desde un documento de una biblioteca

Crear un sitio de área de documentos vacío

Agregar un documento

Agregar un usuario

Agregar una tarea

Agregar un anuncio

Agregar un vínculo a la lista Vínculos

Crear una alerta por correo electrónico para una tarea

Volver a publicar un documento en una biblioteca desde un sitio de área de documentos

Eliminar un sitio de área de documentos

Información general

Empleando un sitio de área de documentos, usted y sus compañeros pueden coordinar el desarrollo de uno o más documentos relacionados. El sitio proporciona herramientas para compartir y actualizar sitios, y para mantener a las personas informadas acerca del estado de dichos archivos. Usted y sus compañeros pueden trabajar conjuntamente en un sitio de área de documentos para desarrollar un documento de las siguientes maneras:

• Trabajar directamente en la copia que se encuentra en el sitio de área de documentos
• Trabajar en una copia local y actualizar la copia con regularidad en el sitio de área de documentos

Usted y los demás integrantes del área también pueden utilizar un sitio de área de documentos para publicar anuncios, asignar tareas, compartir vínculos pertinentes y recibir alertas acerca de los cambios al contenido del sitio. Puede crear un sitio de área de documentos para un proyecto a corto plazo y eliminar el sitio cuando el proyecto termine o conservar el sitio de manera permanente.

 Nota    De manera predeterminada, los propietarios de sitios tienen el nivel de permisos necesario para crear sitios de área de documentos dentro de un sitio existente. Si es un propietario de un sitio y desea habilitar otros integrantes de sitio para crear sitios de área de documentos, puede conceder permisos para crear sitios en el grupo (grupo de SharePoint: grupo de usuarios que se puede crear en un sitio de SharePoint para administrar permisos en el sitio y facilitar una lista de distribución de correo electrónico a los usuarios del sitio. Un grupo lo pueden utilizar muchos sitios en una colección de sitios.) de Microsoft Windows SharePoint Services al que pertenecen los integrantes del equipo.

Crear un sitio de área de documentos desde un documento de una biblioteca

Puede crear un nuevo sitio de área de documentos a partir de un documento que ya se encuentra en una biblioteca del sitio. Según el programa, también es posible que pueda crear un nuevo sitio de área de documentos desde dentro de un programa compatible con Microsoft Windows SharePoint Services, como Microsoft Office Word 2007. Para obtener más información, vea la Ayuda de dicho programa.

1. Abra la biblioteca de documentos donde se encuentra almacenado el documento.
2. Elija el nombre del documento, haga clic en la flecha que aparece, elija Enviar a y, a continuación, haga clic en Crear área de documentos.

    Nota    Si la opción Crear área de documentos no está disponible, no tiene permisos para crear un área en dicho sitio. Pregunte al propietario del sitio para que le dé este permiso o cree el sitio de área para usted.

3. Haga clic en Aceptar.

Crear un sitio de área de documentos vacío

Si desea crear un sitio de área de documentos pero no desea basarlo en un documento existente, puede crear un sitio de área de documentos vacío y agregar uno o varios documentos posteriormente.

1. Abra el sitio en el que desea crear un sitio de área de documentos.
2. Haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Crear en la página Todo el contenido del sitio.

   Sugerencia  En la mayoría de los casos, puede utilizar el menú Acciones del sitio en vez de completar este paso.

    Nota    Puede que tenga que pedir al propietario del sitio que le dé permiso para crear un sitio de área de documentos.

3. En la lista Páginas Web, haga clic en Sitios y áreas de trabajo.
4. Escriba la información acerca del sitio de área de documentos que desee crear, por ejemplo, el título y la última parte de la dirección del sitio Web.
5. En la sección Selección de plantilla, haga clic en la ficha Colaboración y, a continuación, en Área de documentos.
6. En la sección Permisos, realice uno de los siguientes procedimientos:
   • Si desea que todos los miembros del sitio primario sean miembros de esta área de trabajo, haga clic en Utilizar los mismos permisos que el sitio primario.
   • Si desea que únicamente un conjunto específico de personas sean miembros de esta área de trabajo, haga clic en Utilizar permisos exclusivos.
7. Si desea que la barra de vínculos superior del sitio primario aparezca en las páginas de este nuevo sitio, compruebe que la opción Utilizar la barra de vínculos superior del sitio primario está seleccionada en la sección Herencia de exploración.
8. Haga clic en Crear.

Agregar un documento

Independientemente de si crea un sitio de área de documentos desde un documento existente o crea un sitio de área de documentos vacío, puede agregar nuevos documentos al sitio de área de documentos en cualquier momento.

1. En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic en Documentos compartidos.
2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
   • Para crear y agregar un nuevo documento, haga clic en Nuevo.
   • Para agregar un documento existente, haga clic en Cargar y, a continuación, haga clic en Examinar para buscar el archivo que desea agregar. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. Si ya existe un documento con el mismo nombre de archivo en la biblioteca y no desea sobrescribir el documento existente, desactive la casilla de verificación Sobrescribir los archivos existentes.
3. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia  También puede agregar una copia vinculada de un documento desde otra biblioteca a la biblioteca de Documentos compartidos del sitio de área de documentos creando un destino Enviar a. Cuando el documento original o la copia vinculada está actualizada, puede actualizar la copia en la otra ubicación con facilidad. Busque vínculos para obtener más información acerca de cómo agregar copias vinculadas de documentos a otras bibliotecas en la sección Vea también.

Agregar un usuario

Para agregar usuarios a un sitio de área de documentos, debe tener permiso para agregar integrantes al sitio primario o al sitio de área de documentos. Si no puede agregar usuarios al sitio de área de documentos, póngase en contacto con el propietario del sitio primario.

1. En la página principal del sitio de área de documentos, en la lista Integrantes, haga clic en el nombre del grupo al que desea agregar un usuario.
2. En el menú Nuevo, haga clic en Agregar usuarios.
3. En la sección Agregar usuarios, escriba el nombre, nombre del grupo o dirección de correo electrónico del usuario o grupo que desea agregar. Si agrega más de un usuario, separe cada nombre con un punto y coma (;). También puede hacer clic en Examinarpara buscar y seleccionar la persona en el directorio.
4. En la sección Conceder permisos, haga clic en el grupo al que desea agregar el usuario.
5. Haga clic en Aceptar.

Agregar una tarea

Puede utilizar la lista Tareas en el sitio de área de documentos para asignarse elementos de trabajo a usted mismo o a otros miembros del área. Los miembros pueden, a continuación, actualizar y compartir el estado de sus tareas asignadas con facilidad. Empleando la lista Tareas, puede establecer la prioridad y las fechas de vencimiento para las tareas, así como el estado de las tareas y el porcentaje completado. Como propietario del sitio de área de documentos, también puede agregar campos personalizados a la lista Tareas, de la misma manera que lo hace con cualquier otra lista de un sitio de SharePoint. Busque vínculos con más información acerca de cómo personalizar listas en la sección Vea también.

1. En la página principal del sitio de área de documentos, en Tareas, haga clic en Agregar nueva tarea.
2. Escriba un nombre para la tarea en el cuadro Título.
3. En la lista Prioridad, haga clic en la prioridad de la tarea.
4. En la lista Estado, haga clic en el estado de la tarea.
5. Para asignar la tarea a alguien, realice una de las acciones siguientes en la sección Asignado a:
   • Escriba la dirección de correo electrónico de la persona a quien desea asignar la tarea.
   • Escriba el nombre completo de la persona a quien desea asignar la tarea y, a continuación, haga clic en Comprobar nombres. Si la persona aparece en el directorio, el nombre se resuelve en la dirección de correo electrónico correspondiente. Si la persona no aparece en el directorio, se mostrará el mensaje No se encontró ninguna coincidencia exacta.
   • Haga clic en Examinar para buscar y seleccionar la persona en el directorio.
6. Cuando termine, haga clic en Aceptar.
7. Si es necesario, escriba una breve descripción de la tarea en el cuadro Descripción.
8. En el cuadro Fecha de inicio, escriba la fecha de inicio de la tarea.
9. En el cuadro Fecha de vencimiento, escriba la fecha en la que debe haberse finalizado la tarea.
10. Haga clic en Aceptar.

Agregar un anuncio

Use la lista Anuncios para publicar mensajes importantes acerca del proyecto para integrantes del equipo, como fechas límites y cambios en entregas, presentaciones para nuevos integrantes del grupo y otra información.

1. En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic en Agregar nuevo anuncio.
2. En el cuadro Título, escriba un título para el anuncio.
3. En el cuadro Texto, escriba el texto completo del anuncio.
4. Si desea que el anuncio caduque automáticamente después de una determinada fecha, escriba la fecha en el cuadro Caduca.
5. Haga clic en Aceptar.

Agregar un vínculo a la lista Vínculos

Puede utilizar la lista Vínculos para compartir vínculos que sean útiles para los integrantes del grupo. La lista puede proporcionar acceso rápido y sencillo a los recursos y la información relacionada como otros sitios Web.

1. En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic en Agregar nuevo vínculo.
2. En la sección Dirección URL, escriba la dirección de la página Web u otro tipo de recurso al que desea vincular y, a continuación, escriba una descripción del vínculo.

    Nota    El texto que escriba en el cuadro Escriba la descripción se muestra como el nombre del vínculo en la lista Vínculos. Puede incluir notas sobre el vínculo en la sección Notas, pero esta información no se muestra en la vista predeterminada de la lista Vínculos que aparece en la página principal del sitio de área de documentos.

3. Haga clic en Aceptar.

Crear una alerta por correo electrónico para una tarea

Después de crear tareas y asignarlas a integrantes de área, puede elegir recibir alertas de correo electrónico notificándole de los cambios a los elementos de la lista Tareas. Los integrantes también pueden crear sus propias alertas para recibir notificación de correo electrónico de los cambios a otros elementos con interés para ellos.

 Nota    Puede crear alertas por correo electrónico para tareas sólo si el administrador del servidor ha habilitado el servidor que ejecuta Windows SharePoint Services para enviar correo electrónico.

1. En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic en Tareas.

   Si no aparece la lista Tareas en la página principal, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en Tareas.

2. En el menú Acciones, haga clic en Enviarme alertas.
3. En la sección Título de la alerta, escriba un nombre para la alerta.
4. En la sección Enviar alertas a, el nombre se incluye de forma predeterminada en el cuadro Usuarios. Puede enviar alertas a otros miembros si agrega sus nombres al cuadro Usuarios, separados por un punto y coma (;).
5. En la sección Cambiar tipo, seleccione el tipo de cambios de los que desea que se le avise.
6. En la sección Enviar alertas sobre estos cambios, seleccione un filtro para recibir los cambios en función de determinados criterios.

   Sugerencia  También puede optar por recibir alertas sobre elementos que se muestran en una vista concreta de la lista Tareas.

7. En la sección Cuándo enviar alertas, seleccione con qué frecuencia desea recibir las alertas.
8. Haga clic en Aceptar.

Volver a publicar un documento en una biblioteca desde un sitio de área de documentos

Si el sitio de área de documentos se basa en un documento existente almacenado en una biblioteca, puede actualizar la copia original con los cambios realizados a la copia del documento en el sitio de área de documentos.

1. En el sitio de área de documentos, abra la biblioteca que contiene el documento.
2. Elija el nombre del documento, haga clic en la flecha que aparece, elija Enviar a y, a continuación, haga clic en Publicar en la ubicación de origen.

Eliminar un sitio de área de documentos

Después de que se termine el proyecto de documentación, y todas las versiones finales de los documentos se muevan a otras ubicaciones, puede elegir eliminar el sitio de área de documentos. Para eliminar el sitio, debe tener el nivel de permisos Control total. De manera predeterminada, los propietarios de sitios tienen este permiso.

Importante  Asegúrese de publicar todos los elementos en otra ubicación antes de eliminar un sitio de área de documentos. Cuando elimine un sitio de área de documentos, todos los documentos, bibliotecas, listas y datos de lista, configuración de sitio, niveles de permisos e información de seguridad incluida en el sitio de área de documentos se destruyen de manera permanente.

1. En la página de inicio del sitio, haga clic en el menú Acciones del sitio y después haga clic en Configuración del sitio.

    Nota    En un sitio para el que se ha personalizado el menú Acciones del sitio, seleccione Configuración del sitio y, a continuación, haga clic en la configuración que desea ver.

2. En la columna Administración de sitios, haga clic en Eliminar este sitio.
3. Haga clic en Eliminar y, a continuación, en Aceptar para confirmar que desea eliminar el sitio.