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Los sitios se hacen difíciles de mantener, están anticuados y son menos útiles cuando llegan demasiadas personas al sitio para cosas diferentes. Por ejemplo, si el mismo sitio se utiliza para realizar un seguimiento de los clientes, almacenar directivas de compañía y compartir documentos acerca de los productos en desarrollo, es mucho más difícil organizar el sitio y se amontonan rápidamente. Por otra parte, si tiene demasiados sitios, puede ser difícil encontrar la información que necesita.

Determinar el número de sitios y colecciones de sitios

Decidir si desea utilizar colecciones de sitios o subsitios

Diseñar la jerarquía del sitio

Controlar el uso del sitio

Administrar sitios Web no utilizados

Determinar el número de sitios y colecciones de sitios

Hay varios factores que informan de cuántos sitios y colecciones de sitios necesita, como:

• Cuántas personas utilizan los sitios.
• Cuántas personas que utilizan los sitios están relacionadas o interactúan entre sí.
• Cuántas personas utilizarán el sitio.
• Qué tipo de contenido espera almacenar en los sitios.
• Cómo de compleja es la información que está tratando de organizar.

Debería determinar la lista de usuarios y propósitos del sitio, y decidir cuántos sitios individuales necesita.

Decidir si desea utilizar colecciones de sitios o subsitios

Debería decidir si desea crear sus sitios como sitios Web de nivel superior en colecciones de sitios independientes o como subsitios dentro de la misma colección de sitios. Esta decisión se basa en cuánto tienen en común los sitios entre sí, si desea poder administrarlos de manera individual, y si desea que compartan elementos, como la exploración o la búsqueda.

Dentro de una colección de sitios, todos los sitios pueden utilizar los siguientes elementos:

• Barras de exploración (barra de vínculos superior y barra de contenido)
• Tipos de contenido
• Flujos de trabajo
• Grupos de seguridad
• Campos de búsqueda en listas
• Ámbito de búsqueda
• Conjunto de características

Elija sitios Web de nivel superior en colecciones de sitios independientes cuando desee lo siguiente:

• Seguridad independiente para sitios diferentes.

 Nota    Aunque puede tener permisos exclusivos para un subsitio, a veces puede que desee que los dos sitios no tengan ningún usuario ni permiso en común. En dichos casos, debería utilizar colecciones de sitios independientes.

• Mueva la colección de sitios a una base de datos diferente en el futuro.
• Realice una copia de seguridad o restaure únicamente dicho sitio.
• Limite un flujo de trabajo únicamente a dicho sitio.
• Utilice cuotas para administrar de manera independiente la cantidad de espacio que ocupa cada sitio.
• Descentralice la administración y haga que los administradores de colecciones de sitios realicen tareas como la aprobación de solicitudes para acceso o la confirmación del uso del sitio.

Elija subsitios dentro de la misma colección de sitios cuando desee lo siguiente:

• Compartir la exploración entre sitios.
• Que los subsitios hereden permisos de los sitios primarios.
• Compartir listas entre sitios.
• Compartir elementos de diseño (como temas o estilos) entre sitios.

Diseñar la jerarquía del sitio

Los sitios Web existen normalmente en una jerarquía. En la parte superior de la jerarquía se encuentra un sitio Web de nivel superior. En este sitio de nivel superior, puede haber varios subsitios, incluyendo sitios de área de documentos y sitios de área de reuniones, y cada subsitio puede contener otros subsitios. La estructura completa de un sitio Web de nivel superior y de todos los subsitios que contiene se denomina colección de sitios.

Puede utilizar una herramienta de planeación de sitio compatible con Windows SharePoint Services, como la plantilla de software de diagramas y dibujos de Microsoft Office Visio descargable o bien, otro método para crear un diagrama de jerarquías de sitio, incluyendo colecciones de sitios, sitios Web de nivel superior y subsitios que necesita.

Controlar el uso del sitio

Si desea conocer el efecto del sitio Web, debe controlar cuántos usuarios lo visitan, el tipo y el número de visitas que recibe y otra información sobre su uso. Mediante informes de uso resumidos y detallados se proporciona información como la siguiente:

• Número de visitas por página
• Número de usuarios exclusivos
• Información sobre el explorador y el sistema operativo
• Referencia a dominios y a direcciones URL

Controlar la información de uso puede resultar útil para identificar el contenido más utilizado del sitio (y que, por lo tanto, se debe conservar) y el contenido menos utilizado (y que posiblemente se archivará). Además de obtener estadísticas de uso del sitio, puede realizar un seguimiento del espacio de almacenamiento que éste ocupa y el nivel de actividad que genera. Windows SharePoint Services 3.0 recopila esta información como parte del seguimiento de cuotas para sitios.

Como propietario del sitio, puede mantener el control sobre los recursos del servidor y controlar cuidadosamente las áreas como el espacio de almacenamiento comprobando las cuotas (cuota: valor que limita la cantidad de almacenamiento o el número de usuarios de un sitio Web.) que se han configurado para los sitios.

Para ayudar a administrar los recursos del sitio y el servidor, un administrador del equipo del servidor local puede especificar cuotas utilizadas para limitar la cantidad de almacenamiento disponible en un sitio y el número de usuarios agregados a una colección de sitios. Estas cuotas le ayudan a asegurarse de que un sitio no pueda consumir tantos recursos que otros sitios no puedan seguir funcionando.

El administrador del servidor puede utilizar bloqueos a fin de evitar que los sitios excedan los límites de las cuotas de almacenamiento y bloquear el acceso de los usuarios a un sitio determinado, si es necesario.

Un sitio puede estar bloqueado automáticamente cuando supera la cuota de almacenamiento máximo. El administrador del servidor también puede bloquear un sitio manualmente si, por ejemplo, infringe las directivas de uso de sitios. Los resultados de un sitio bloqueado varían dependiendo del tipo de bloqueo:

• Cuando un sitio se bloquea por exceder el límite de la cuota de almacenamiento, los usuarios que intenten cargar contenido nuevo verán un error de disco lleno.
• Cuando un sitio se bloquea manualmente, los usuarios que intenten ver el sitio recibirán un mensaje de acceso denegado.

Los administradores de sitios no pueden desbloquear los sitios si éstos se han bloqueado por exceder los límites de las cuotas. Un bloqueo manual sólo lo puede eliminar un administrador de servidores. Para obtener información acerca de los datos y los valores de cuota actuales, póngase en contacto con el administrador del servidor.

Administrar sitios Web no utilizados

Para controlar el número de sitios Web no utilizados en el servidor, los avisos se pueden enviar a propietarios de colecciones de sitios pidiéndoles que confirmen que se están utilizando sus colecciones de sitios. Las colecciones de sitios sin confirmar también se pueden eliminar automáticamente. Esta característica se puede habilitar y configurar en Administración central.

Las confirmaciones de uso son similares a las alertas. Cuando crea una colección de sitios, se agrega el sitio a la base de datos y se registra como sitio activo. Después de un tiempo determinado, se envía una notificación por correo electrónico al propietario de la colección de sitios en la que le pregunta si desea volver a confirmar o eliminar la colección de sitios no utilizada. La notificación por correo electrónico contiene vínculos para confirmar que una colección de sitios está activa o para eliminarla. Después de que se envíe la notificación al propietario del sitio, existen tres resultados posibles:

• Si el sitio está en uso, el propietario de la colección de sitios confirma que dicha colección está activa y se conserva. Cuando el propietario hace clic en el vínculo de confirmación, la fecha de certificación del sitio se renueva.
• Si la colección de sitios no está en uso, el propietario puede eliminarla siguiendo las instrucciones incluidas en la notificación por correo electrónico o bien no hacer nada. El propietario seguirá recibiendo notificaciones por correo electrónico periódicamente, según el intervalo especificado por el administrador del servidor, hasta que el propietario confirme que la colección de sitios está en uso o elimine dicha colección.
• Si no se está utilizando la colección de sitios, y el administrador del servidor ha activado la característica de eliminación automática, las notificaciones de correo electrónico se envían al propietario de la colección de sitios un número específico de veces. Si el propietario no confirma el uso de la colección de sitios, dicha colección se elimina automáticamente.

Se recomienda poner en práctica lo siguiente para salvaguardarse frente a la eliminación automática de un sitio:

• Requerir un segundo contacto cuando los usuarios crean colecciones de sitios.

  De forma predeterminada, el creador de la colección de sitios se enumera como propietario de la colección. Dependiendo de la configuración, el usuario también debe especificar un segundo contacto para la colección de sitios. Las notificaciones de confirmación se envían automáticamente al propietario de la colección de sitios y al segundo contacto, si lo hay.

• Mantenga a la organización informada de sus vacaciones y ausencias.

  Por ejemplo, si una colección de sitios no está disponible durante cuatro semanas, y el administrador del servidor ha establecido eliminar colecciones de sitios después de las cuatro confirmaciones semanales perdidas, se puede eliminar el sitio sin conceder al propietario una oportunidad de confirmar el uso.

• Asegúrese de que una programación regular realiza copias de seguridad de colecciones de sitios con regularidad de manera que pueda restaurar una copia reciente si una colección de sitios se elimina de manera no intencionada.