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Puede utilizar fórmulas y funciones en listas o bibliotecas para calcular datos de varias maneras distintas. Si agrega una columna calculada a una lista o biblioteca, puede crear una fórmula que incluya datos de otras columnas y realice funciones para calcular fechas y horas, realizar ecuaciones matemáticas o manipular texto. Por ejemplo, en una lista de tareas, puede utilizar una columna para calcular el número de días que tarda en completarse cada tarea, en función de las columnas Fecha de inicio y Fecha de finalización.

 Nota    En este artículo se describen conceptos básicos relacionados con el uso de fórmulas y funciones. Para obtener información específica acerca de una función en particular, vea el artículo que trata sobre dicha función.

Información general de las fórmulas

Información general de las funciones

Usar referencias de columna en una fórmula

Usar constantes en una fórmula

Usar operadores de cálculo en una fórmula

Información general de las fórmulas

Las fórmulas son ecuaciones que realizan cálculos con los valores de una lista o una biblioteca. Una fórmula comienza con un signo igual (=). Por ejemplo, la fórmula siguiente multiplica 2 por 3 y después suma 5 al resultado.

Puede usar una fórmula en una columna calculada, así como para calcular los valores predeterminados de una columna. Una fórmula puede obtener funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.), referencias a columnas, operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), como en el ejemplo siguiente.

Una fórmula podría usar uno o varios de los elementos de la tabla anterior. A continuación se muestran ejemplos de fórmulas (en orden de complejidad).

Fórmulas sencillas (como =128+345)

Las siguientes fórmulas contienen constantes y operadores.

Fórmulas que contienen referencias a columnas (como =[Ingresos] >[Costos])

Las fórmulas siguientes hacen referencia a otras columnas de la misma lista o biblioteca.

Fórmulas que llaman a funciones (como =PROMEDIO(1, 2, 3, 4, 5))

Las fórmulas siguientes llaman a funciones incorporadas.

Fórmulas con funciones anidadas (como =SUMA(SI([A]>[B], [A]-[B], 10), [C]))

Las fórmulas siguientes especifican una o varias funciones como argumentos de función.

Información general de las funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que realizan cálculos con valores específicos, denominados argumentos, en un orden concreto o estructura. Las funciones se pueden usar para realizar cálculos simples o complejos. Por ejemplo, el caso siguiente de la función REDONDEAR redondea un número de la columna Costo a dos decimales.

El vocabulario siguiente puede ser de ayuda mientras se aprenden las funciones y las fórmulas:

Estructura   La estructura de una función comienza con el signo igual (=), seguido del nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas, y un paréntesis de cierre.

Nombre de función   Es el nombre de una función que admiten las listas o bibliotecas. Cada función admite un número específico de argumentos, los procesa y devuelve un valor.

Argumentos   Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como Verdadero o Falso, o referencias de columnas. El argumento que designe debe dar como resultado un valor válido para el mismo. Los argumentos también pueden ser constantes, fórmulas u otras funciones.

En ciertos casos, puede que tenga que usar una función como argumento de otra. Por ejemplo, la fórmula siguiente usa la función PROMEDIO anidada y compara el resultado con la suma de los valores de dos columnas.

Valores devueltos válidos   Cuando una función se usa como argumento, debe devolver el mismo tipo de valor que use éste. Por ejemplo, si el argumento usa Sí o No, la función anidada debe devolver Sí o No. Si no lo hace, la lista o biblioteca muestra un valor de error #VALOR!

Límites de los niveles de anidamiento   Una fórmula puede contener hasta ocho niveles de funciones anidadas. Cuando la función B se usa como argumento de la función A, la primera es una función de segundo nivel. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, la función SUMA es de segundo nivel porque es un argumento de la función PROMEDIO. Una función anidada con la función SUMA sería de tercer nivel y así sucesivamente.

 Notas 

• Las listas y bibliotecas no admiten las funciones ALEATORIO y AHORA.
• Las funciones HOY y ME no se admiten en las columnas calculadas pero se admiten en la configuración del valor predeterminado de una columna.

Usar referencias de columna en una fórmula

Una referencia identifica una celda de la fila actual e indica una lista o una biblioteca donde buscar los valores o datos que desea usar en una fórmula. Por ejemplo, [Costo] hace referencia al valor de la columna Costo de la fila actual. Si la columna Costo tiene el valor 100 para la fila actual, =[Costo]*3 devuelve 300.

Con las referencias puede usar los datos contenidos en columnas diferentes de una lista o una biblioteca de una o varias fórmulas. En una fórmula se puede hacer referencia a columnas de los tipos de datos siguientes: una línea de texto, número, moneda, fecha y hora, opción, sí/no y valor calculado.

El nombre para mostrar de la columna se usa para hacer referencia a la misma en una fórmula. Si el nombre incluye un espacio o un carácter especial, debe incluirlo entre corchetes ([ ]). En las referencias no se distinguen mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, en una fórmula puede hacer referencia a la columna Precio por unidad como [Precio por unidad] o como [precio por unidad].

 Notas 

• No puede hacer referencia a un valor de una fila que no sea la actual.
• No puede hacer referencia a un valor de otra lista o biblioteca.
• No puede hacer referencia al identificador de una fila recién insertada. El identificador ya no existirá cuando se realice el cálculo.
• No puede hacer referencia a otra columna en una fórmula que cree un valor predeterminado para una columna.

Usar constantes en una fórmula

Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 10/9/2008, el número 210 y el texto "Beneficios trimestrales" son todos constantes. Las constantes pueden ser de los tipos de datos siguientes:

• Cadena (ejemplo: =[Apellidos] = "Ortiz")

  Las constantes de cadena se incluyen entre comillas y pueden contener hasta 255 caracteres.

• Número (ejemplo: =[Costo] >= 29,99)

  Las constantes numéricas pueden incluir lugares decimales y pueden ser positivas o negativas.

• Fecha (ejemplo: =[Fecha] > FECHA(2007,7,1))

  Las constantes de fecha requieren el uso de una función FECHA(año,mes,día).

• Booleano (ejemplo: =SI([Costo]>[Beneficio], "Pérdida", "Ganancia")

  Sí y No son constantes booleanas. Puede usarlas en expresiones condicionales. En el ejemplo anterior, si Costo es mayor que Beneficio, la función SI devuelve Sí y la fórmula devuelve la cadena "Pérdida". Si Costo es igual o menor que Beneficio, la función devuelve No y la fórmula devuelve la cadena "Ganancia".

Usar operadores de cálculo en una fórmula

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar en los elementos de una fórmula. Las listas y bibliotecas admiten tres tipos de operadores de cálculo diferentes: aritméticos, de comparación y de texto.

Operadores aritméticos

Use los siguientes operadores aritméticos para realizar operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; para combinar números; o para producir resultados numéricos.

Operadores de comparación

Puede comparar dos valores con los operadores siguientes. Cuando dos valores se comparan con estos operadores, el resultado es un valor lógico de Sí o No.

Operador de texto

Use la "Y" comercial (&) para unir, o concatenar, una o varias cadenas de texto para producir un solo fragmento de texto.

Orden en el que se realizan las operaciones de las fórmulas en listas o bibliotecas

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Una fórmula comienza con un signo igual (=). Después están los elementos que se van a calcular (los operandos), que se separan mediante operadores de cálculo. Las listas y bibliotecas calculan la fórmula de izquierda a derecha, de acuerdo con un orden específico para cada operador de la fórmula.

Prioridad de los operadores

Si combina varios operadores en una sola fórmula, las listas y bibliotecas realizan las operaciones en el orden que se muestra en la tabla siguiente. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene tanto un operador de multiplicación como de división), las listas y bibliotecas evalúan los operadores de izquierda a derecha.  

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, incluya entre paréntesis la parte de la fórmula que se vaya a calcular primero. Por ejemplo, la fórmula siguiente da como resultado 11 porque una lista o una biblioteca calcula la multiplicación antes que la suma. Por ejemplo, la fórmula siguiente multiplica 2 por 3 y después suma 5 al resultado.

Por el contrario, si usa paréntesis para cambiar la sintaxis, la lista o biblioteca suma 5 y 2, y después multiplica el resultado por 3, lo que da como resultado 21.

En el ejemplo anterior, los paréntesis alrededor de la primera parte de la fórmula hacen que la lista o la biblioteca calcule [Costo]+25 primero y después divida el resultado por la suma de las columnas EC1 y EC2.