Puede controlar los grupos de personas que pueden leer los borradores de los elementos de una lista y de los archivos. Los borradores son las versiones secundarias (versión secundaria: copia con numeración decimal (0.1, 0.2,1.1, ...) de un archivo que está en fase de revisión o que ha cambiado muy poco desde la versión anterior. Normalmente, la versión secundaria no se publica para que un grupo amplio de su organización la pueda ver.) de los archivos o los elementos de la lista o archivos que no se han aprobado todavía. Un borrador puede ser un elemento nuevo o un elemento que se haya modificado.
Un borrador se crea en dos situaciones:
- Cuando se crea o actualiza una versión secundaria de un archivo en una biblioteca que realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias
- Cuando se crea o actualiza un elemento de lista o archivo
pero no se aprueba en una lista o biblioteca en la que se requiere la aprobación del contenido
Puede especificar los grupos de personas que pueden ver los borradores de los archivos. Esta configuración puede ser distinta para el grupo de personas que puede ver el resto de elemento de la lista o biblioteca, como las versiones principales de los archivos o los archivos o elementos de la lista aprobados.
Cuando realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, puede especificar si las personas deben tener permiso para editar los archivos antes de que puedan ver y leer una versión secundaria. Cuando se aplica esta configuración, las personas que tienen permiso para editar el archivo pueden trabajar en él, pero aquellos que tengan permiso de sólo lectura no podrán ver la versión secundaria. Por ejemplo, es posible que no desee que todo el mundo tenga acceso a la biblioteca para ver los comentarios o las revisiones mientras se está editando un archivo. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias y nadie ha publicado una versión principal todavía, el archivo no estará visible para las personas que no tengan permiso para ver los elementos de los borradores.
Si se necesita la aprobación de contenido, puede especificar si las personas con permisos para leer, editar o sólo el autor y las personas con permisos para aprobar elementos pueden ver los archivos pendientes de aprobación. Si se está realizando un seguimiento de las versiones principales y secundarias, el autor deberá publicar una versión principal antes de que el archivo se pueda enviar para su aprobación. Cuando se requiera la aprobación del contenido, las personas con permiso para leer el contenido pero no para ver los elementos del borrador, verán la última versión aprobada o principal del archivo.
Por ejemplo, puede que desee que las personas que no son parte del proceso de aprobación no vean los documentos que contienen información especulativa antes de un anuncio importante, o que su organización requiera que ciertos archivos sean confidenciales. En dichos casos, deberá aceptar las restricciones predeterminadas.
Por otro lado, puede que desee utilizar la aprobación de contenido para especificar el estado de un elemento de la lista o archivo, pero no necesariamente controlar el acceso a dicho archivo mientras se está revisando. Por ejemplo, puede que desee que las personas que leen un archivo sepan que se trata de un borrador que podría cambiar, porque no está aprobado, pero no desea que no se pueda leer el archivo. En este caso, puede permitir a todo el mundo que tenga permiso para leer elementos en la lista o biblioteca que vean los borradores.
Para especificar quién puede ver los borradores, deberá tener permiso para diseñar una lista o biblioteca.
El siguiente procedimiento es sólo válido para las bibliotecas que realizan un seguimiento de las versiones principales y secundarias y las listas o bibliotecas que requieren aprobación de contenido.
- Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.
Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.
- En el menú Configuración
, haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.
- En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.
- En la sección Seguridad de borrador de elemento, en ¿Quién podría ver los elementos de borrador de esta lista? o en ¿Quién podría ver elementos de borrador en esta biblioteca de documentos?, haga clic en el grupo de usuarios para los que desea habilitar la vista de borradores.
La opción para los usuarios que pueden aprobar elementos está disponible únicamente si la biblioteca requiere aprobación de contenido.
- Haga clic en Aceptar.
Nota
Cuando se requiera la aprobación del contenido, las personas con permiso para leer el contenido pero no para ver los elementos del borrador, verán la última versión aprobada o principal del archivo. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias y nadie ha publicado una versión principal todavía, el archivo no estará visible para las personas que no tienen permiso para ver los elementos de los borradores.
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