Puede especificar que se necesita la aprobación de un documento en una biblioteca (biblioteca: ubicación en un sitio de SharePoint donde se administra una colección de archivos. La biblioteca puede mostrar información, incluidas las propiedades definidas por el usuario, sobre cada archivo.) o lista (lista: componente de un sitio Web que almacena y muestra información que pueden agregar los usuarios utilizando sus explorador. Requiere un servidor Web que ejecute Windows SharePoint Services.).
Cuando se aplica esta configuración de aprobación de contenido, un elemento o un archivo que ha cambiado permanecerá en estado pendiente si un usuario con permisos de aprobación lo rechaza o aprueba. Si el elemento o archivo se aprueba, se le asignará el estado Aprobado en la lista o la biblioteca, y estará visible para todos los usuarios con permisos para ver la lista o la biblioteca. En cambio, si se rechaza, permanecerá en un estado pendiente y será visible sólo a las personas con permisos para ver borradores.
De forma predeterminada, un elemento o archivo pendiente sólo está visible para su creador y las personas con permisos para administrar listas, aunque puede especificar si más grupos de usuarios pueden ver el archivo o el elemento.
Si la biblioteca está configurada para realizar el seguimiento tanto de las versiones principales como de las secundarias, la persona que modifique el archivo debe publicar primero una versión principal (versión principal: copia numerada de un archivo que ha cambiado considerablemente desde la versión principal anterior. Cada versión principal se identifica mediante un número entero (1, 2, 3, …) para indicar que se ha publicado para que un grupo amplio de su organización la pueda ver.) del mismo.
- Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.
Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.
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Elija el elemento o archivo para mostrar una flecha abajo.
- Haga clic en la flecha abajo y, en el menú que aparece, haga clic en Aprobar o rechazar.
- En la sección Estado de aprobación, elija si desea aprobar o rechazar el elemento.
- En la sección Comentario, si lo desea puede escribir un comentario que explique por qué se aprobó o rechazó el elemento.
- Haga clic en Aceptar.
Notas
- Si la configuración de aprobación de contenido se aplica a una lista o biblioteca que ya contenga elementos o archivos, se necesita aprobación para cualquier contenido nuevo o para los cambios que se hagan en el contenido actual. Los elementos o archivos existentes se tratan como aprobados, pero puede cambiar su estado más adelante.
- Si la configuración de aprobación de contenido se deshabilita en una lista o biblioteca que anteriormente requería aprobación, cualquier elemento pendiente o rechazado se hace visible ante todos, a menos que se elimine.