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Puede crear y administrar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y otros tipos de archivos en una biblioteca (biblioteca: ubicación en un sitio de SharePoint donde se administra una colección de archivos. La biblioteca puede mostrar información, incluidas las propiedades definidas por el usuario, sobre cada archivo.). Sin embargo, algunos tipos de archivo están bloqueados por motivos de seguridad.

Hay varias formas de agregar archivos a las bibliotecas, en función de si se va a crear un archivo nuevo en la biblioteca, agregar un archivo existente o agregar varios a la vez. Si el administrador ha configurado la biblioteca para que reciba correo electrónico, puede incluso agregar un archivo a la biblioteca enviándolo en forma de datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico.

Crear un archivo en una biblioteca

Agregar un archivo a una biblioteca

Agregar varios archivos a una biblioteca

Agregar archivos en una biblioteca enviando correo electrónico

Crear un archivo en una biblioteca

Puede crear un archivo nuevo desde una biblioteca, si piensa usar un programa compatible con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, como Microsoft Office Word 2007.

Si el programa que desea usar no es compatible, aun así puede almacenar el archivo y administrarlo en la biblioteca. Aunque no puede usar el comando Nuevo para crear el archivo, puede crearlo en el programa y agregarlo más tarde a la biblioteca.

Con una biblioteca de imágenes, debe crear el archivo en otro programa y agregarlo a la biblioteca. Puede crear una carpeta en una biblioteca de imágenes o cualquier otro tipo de biblioteca, a menos que la biblioteca restrinja la creación de carpetas.

El tipo de archivo que se crea depende de la plantilla o plantillas que el propietario o el administrador del sitio asocie a la biblioteca. Si desea crear un tipo adicional de archivo en la biblioteca, póngase en contacto con el administrador o el propietario del sitio.

1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

2. En el menú Nuevo, haga clic en la flecha y, después, haga clic en Nuevo tipo de archivo, por ejemplo, en Nuevo documento.

   Si hay plantillas adicionales asociadas a la biblioteca, aparecen otras opciones, como Nueva hoja de cálculo o Nuevo contrato.

Sugerencia  Para crear un archivo que se base en la plantilla predeterminada de la biblioteca, basta con hacer clic en Nuevo.

3. Agregue al archivo el texto y otros elementos que desee.
4. Guarde el archivo como siempre, haciendo clic en el botón Guardar o en el comando Guardar en el menú Archivo, y después asigne nombre al archivo.

   Cuando guarde el archivo, se agrega a la biblioteca y aparece en la lista de archivos.

5. Si no ve los archivos en la biblioteca, actualice el explorador.

 Notas 

• Según cómo se configure la biblioteca, puede que se le pida información adicional acerca del archivo al guardarlo. Por ejemplo, puede que se le pida que elija el tipo de contenido del archivo o escriba más detalles sobre el mismo.
• Si va a guardar un archivo en una biblioteca que requiera que los archivos se desprotejan, el archivo se desprotege inicialmente. Debe proteger el archivo para que los demás puedan modificarlo.
• Si se requiere la aprobación del contenido en una biblioteca, puede que haya que aprobar el archivo antes de que sea visible para cualquiera que tenga permiso para ver los archivos de la biblioteca.

Agregar un archivo a una biblioteca

Puede agregar un archivo nuevo a una biblioteca o reemplazar un archivo existente con una versión revisada de un archivo. Si la biblioteca está configurada para hacer el seguimiento de las versiones de los archivos, puede agregar el archivo revisado como una versión nueva, lo que se convierte en parte del historial de versiones del archivo.

Si desea cargar un archivo que tenga el mismo nombre que un archivo existente en la biblioteca y no desea reemplazar o agregar una versión nueva del archivo existente, debe cambiar el nombre de uno de los archivos duplicados.

Cuando agrega un archivo a una biblioteca, puede que se le pida que complete las propiedades de archivo. Las propiedades de archivo pueden incluir información básica acerca de un archivo, como su descripción o palabras clave para ayudar a buscarlo, o pueden incluir información específica de la organización, como un nombre de departamento o un número de proyecto.

1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

2. En el menú Cargar, haga clic en Cargar documento.
3. Haga clic en Examinar para buscar el archivo que desea agregar, seleccione el archivo y haga clic en Abrir.
4. Si va a cargar una versión revisada de un archivo existente, siga uno de estos procedimientos:
   • Si la biblioteca no está configurada para realizar el seguimiento de las versiones de los archivos, puede reemplazar el archivo existente con el archivo revisado. En la sección Cargar documento, active la casilla de verificación ¿Desea sobrescribir los archivos existentes?.
   • Si la biblioteca está configurada para realizar el seguimiento de las versiones de los archivos, puede reemplazar el archivo existente con la versión nueva como parte del historial del documento. En la sección Cargar documento, active la casilla de verificación ¿Agregar como versión nueva a los archivos existentes?.
5. Haga clic en Aceptar.
6. Si aparece un formulario en el que se solicita más información acerca del archivo, escriba la información en los cuadros, por ejemplo, el título. Aparece un asterisco rojo junto al nombre de cada cuadro que requiera información. Pueden aparecer cuadros diferentes, en función de cómo se configure la biblioteca y de si el grupo requiere propiedades personalizadas.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Si no ve los archivos en la biblioteca, actualice el explorador.

 Notas 

• Si va a cargar un archivo en una biblioteca que requiera que se rellenen ciertas propiedades del archivo y estas propiedades no están, el archivo sigue desprotegido. Cuando rellena las propiedades requeridas, puede proteger el archivo.
• Si va a cargar un archivo en una biblioteca que requiera que los archivos se desprotejan, el archivo se desprotege inicialmente. Debe proteger el archivo para que los demás puedan modificarlo.
• Si se requiere la aprobación del contenido en una biblioteca, puede que haya que aprobar el archivo antes de que sea visible para cualquiera que tenga permiso para ver los archivos de la biblioteca.
• En una biblioteca de páginas Wiki, puede crear nuevas páginas Wiki, pero no puede cargar los archivos existentes.

Sugerencia  Si va a cargar una versión nueva de un archivo, considere escribir comentarios sobre lo que cambió en esta versión de modo que pueda realizar el seguimiento del historial del archivo con más facilidad.

Agregar varios archivos a una biblioteca

Si tiene instalado un programa que sea compatible con Windows SharePoint Services, puede aparecer una opción para cargar varios archivos al hacer clic en la flecha del menú Cargar. Por ejemplo, si tienen instalado 2007 Microsoft Office system, aparece la opción Cargar varios documentos. Si no ve esta opción, haga lo siguiente:

1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

2. En el menú Acciones, haga clic en Abrir con Explorador de Windows.
3. En la ventana del Explorador de Windows que aparece, busque los archivos que desee descargar y selecciónelos.
4. Haga clic con el botón secundario del mouse en los archivos y, después, haga clic en Copiar en el menú contextual.
5. Haga clic en el botón Atrás hasta que vuelva a la biblioteca.
6. Haga clic con el botón secundario en una zona vacía de la ventana de la carpeta y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú contextual.
7. Cierre el Explorador de Windows.
8. Si no ve los archivos en la biblioteca, actualice el explorador.

 Nota    

 Notas 

• Si va a cargar varias imágenes en una biblioteca de imágenes, puede abrir un editor de imágenes compatible con Windows SharePoint Services, como Microsoft Office Picture Manager. Siga las instrucciones del editor de imágenes para seleccionar varios archivos y cargarlos. Si va a cargar varias imágenes, el editor de imágenes puede advertirle si un archivo que vaya a cargar tiene el mismo nombre que un archivo de la biblioteca.
• Si va a cargar un archivo en una biblioteca que requiera que se rellenen ciertas propiedades del archivo y estas propiedades no están, el archivo sigue desprotegido. Cuando rellena las propiedades requeridas, puede proteger el archivo.
• Si va a cargar un archivo en una biblioteca que requiera que los archivos se desprotejan, el archivo se desprotege inicialmente. Tiene que proteger el archivo para que los demás puedan modificarlo.
• Si se requiere la aprobación del contenido en una biblioteca, puede que haya que aprobar el archivo antes de que sea visible para cualquiera que tenga permiso para ver los archivos de la biblioteca.
• En una biblioteca de páginas Wiki, puede crear nuevas páginas Wiki, pero no puede cargar los archivos existentes.

Sugerencia  También puede arrastrar los archivos de otra ventana del Explorador, como Explorador de Windows o Mis documentos, al sitio de SharePoint que se muestra en el Explorador de Windows.

Agregar archivos en una biblioteca enviando correo electrónico

Para que pueda enviar correo electrónico a una biblioteca, tiene que saber si está configurada para recibirlo y obtener la dirección.

1. Siga alguno de los procedimientos siguientes para obtener la dirección de correo de la biblioteca:
• Mire la libreta de direcciones del programa de correo electrónico. Si la dirección no está allí, habrá que obtenerla de la persona que configuró la biblioteca. Entonces, puede agregarla a la lista de contactos del programa de correo electrónico, para que se pueda encontrar más fácilmente.
• Vea la descripción de la biblioteca que aparece justo debajo del título. El propietario del sitio puede haber agregado la dirección de correo electrónico de la biblioteca a la descripción.
• Vea la configuración de correo electrónico de la biblioteca, si la dirección no aparece en la descripción de la biblioteca y dispone de permiso para ver su configuración:
  1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

     Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

  2. En el menú Configuración, haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

     Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

  3. Si la biblioteca está habilitada para recibir correo electrónico, su dirección aparece bajo Información de la lista, junto a Dirección de correo electrónico.
• Use la dirección de correo electrónico del grupo de SharePoint para enviar el archivo en forma de datos adjuntos. El grupo también puede tener su propia lista de correo electrónico, denominada grupo de SharePoint (grupo de SharePoint: grupo de usuarios que se puede crear en un sitio de SharePoint para administrar permisos en el sitio y facilitar una lista de distribución de correo electrónico a los usuarios del sitio. Un grupo lo pueden utilizar muchos sitios en una colección de sitios.), lo que permite a sus miembros enviarse correo entre sí. La dirección del grupo de SharePoint puede contener las direcciones de las bibliotecas, de modo que cuando envíe correo electrónico a los miembros del grupo, los datos adjuntos a los mensajes se agreguen automáticamente al sitio de Windows SharePoint Services 3.0.
2. En el programa de correo electrónico, adjunte el archivo, como documento u hoja de cálculo, a un mensaje de correo electrónico.
3. En el cuadro Para o CC, escriba la dirección de la biblioteca de SharePoint. Si el grupo de SharePoint ya incluye la biblioteca, escriba en cambio la dirección de correo electrónico del grupo de SharePoint.
4. Enviar el mensaje. En la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico se hace clic en Enviar para enviar el mensaje.
5. Si no ve los archivos en la biblioteca, actualice el explorador.

   Según la configuración del servidor de correo electrónico, los archivos pueden tardar algo en aparecer.