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El método que elija para abrir o modificar un archivo de una biblioteca (biblioteca: ubicación en un sitio de SharePoint donde se administra una colección de archivos. La biblioteca puede mostrar información, incluidas las propiedades definidas por el usuario, sobre cada archivo.) dependerá de lo que desee hacer con él.

Al hacer clic en un archivo en algunos programas que son compatibles con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, como Microsoft Office Word 2007, tiene la opción de ver una copia de sólo lectura del archivo o de abrirlo para modificarlo. La opción le ayuda a abrir el archivo del modo que más se adecue a sus intenciones.

 Nota    La mayor parte de los tipos de archivos, como los documentos y las hojas de cálculo, se pueden ver o modificar desde una biblioteca en Windows SharePoint Services 3.0. Si el sistema no puede reconocer un tipo de archivo, por ejemplo porque no hay ningún programa en el sistema asociado al mismo, puede descargar o guardar el archivo de forma local. Más adelante, puede abrirlo en un programa que pueda reconocer el tipo de archivo.  

Abrir una copia de sólo lectura de un archivo

Desproteger un archivo

Modificar un archivo

Trabajar sin conexión con un archivo desde una biblioteca de documentos

Abrir una copia de sólo lectura de un archivo

1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

2. Haga clic en el nombre del archivo que desee abrir y, después, siga alguno de los procedimientos siguientes:
   • Si va a abrir un archivo que se creó en algún programa compatible con Windows SharePoint Services 3.0, como Office Word 2007, puede que vea un cuadro de diálogo que le pregunte cómo desea abrir el archivo. Si aparece un cuadro de diálogo, seleccione la opción para abrir el archivo como de sólo lectura.
   • En otros programas, por ejemplo en la versión anterior de un programa o en un programa que no sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, el archivo se abre automáticamente como de sólo lectura al hacer clic en él.

     Si pretende modificar el archivo, no lo abra haciendo clic en él; señale el nombre de archivo para mostrar una flecha hacia abajo. Haga clic en la flecha y, después, en el menú que aparece, haga clic en Editar en aplicación.

   • En una biblioteca de imágenes, las propiedades de la imagen aparecen al hacer clic en el archivo. Puede obtener una vista previa de la imagen en la sección Vista previa o bien, para ver una copia de sólo lectura en la ventana de un explorador, haga clic en la vista previa o en el nombre de la imagen.

 Nota    Si hace cambios que desea conservar mientras ve el archivo de sólo lectura, es posible que no pueda guardarlo directamente en la biblioteca y mantener el mismo nombre de archivo. Sin embargo, puede conservar su trabajo. Puede cambiar el nombre del archivo y guardarlo en la biblioteca de documentos, o puede guardar el archivo en el disco duro y cargarlo después. Si lo carga más adelante, puede hacerlo como una versión del archivo existente si se está haciendo el seguimiento de las versiones, de modo que forme parte del historial de versiones de los archivos.

Sugerencia  Algunos programas compatibles con Windows SharePoint Services 3.0 proporcionan una opción para modificar un archivo de sólo lectura. En algunos casos, esta opción aparece en una barra de herramientas al principio del archivo. Esta opción puede ser útil si primero abre un archivo para leerlo y, posteriormente, decide que, en vez de eso, tiene que modificarlo.

Desproteger un archivo

Cuando desprotege (proteger: bloquear un archivo mientras que éste se modifica para evitar que otras personas lo sobrescriban o lo modifiquen inadvertidamente.) un archivo, se asegura de que los demás no puedan hacer cambios en él. Los otros usuarios no verán los cambios hasta que se proteja (desproteger: liberar el bloqueo contra modificaciones y permitir que otros usuarios vean el archivo actualizado y lo protejan de nuevo para modificarlo ellos.) el archivo.

La organización puede requerir que se desproteja un archivo para modificarlo. De este modo, se impide que varias personas hagan cambios al mismo tiempo, lo que ayuda a evitar conflictos en la modificación y confusión. En las bibliotecas que requieren desprotección, el archivo se desprotege automáticamente al modificarse, si es que no se ha desprotegido antes.

1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

2. Elija el nombre del archivo para mostrar una flecha abajo.

   En una biblioteca de imágenes, haga clic en el archivo y, después, en las propiedades que aparecen, haga clic en Desproteger.

3. Haga clic en la flecha abajo y, en el menú que aparece, haga clic en Desproteger.

   Cuando cualquier archivo, excepto una imagen, se desprotege, el icono del archivo de la biblioteca cambia para indicar que está desprotegido . Cuando se desprotege una imagen, el botón de la página de propiedades cambia a Proteger.

4. Si el programa que desea usar para modificar el archivo es compatible con Windows SharePoint Services 3.0, puede ver un mensaje que pregunta si desea trabajar con el archivo en forma de borrador local. Si desea trabajar en una copia del archivo en el disco duro, deje activada la casilla de verificación Usar mi carpeta local de borradores. Si desea almacenar una copia del borrador en el servidor mientras está desprotegido para usted, desactive la casilla de verificación.

 Notas 

• Más delante, si decide proteger el archivo sin guardar los cambios, puede descartarlos. Perderá los cambios realizados mientras el archivo estaba desprotegido. El archivo revierte a la última versión protegida y no se conserva ningún historial de versiones para los cambios que no se hayan guardado.
• Puede proteger el archivo para que los demás puedan ver los cambios y mantenerlo desprotegido mientras sigue trabajando en él. Para ello, puede activar la casilla de verificación ¿Desea mantener el documento desprotegido después de proteger esta versión? cuando vuelva a proteger el archivo.

Modificar un archivo

Según cómo se configure la biblioteca, puede que se le pida que desproteja un archivo antes de modificarlo, lo que impide que los demás lo cambien al mismo tiempo. Si otra persona ha desprotegido el archivo, no puede modificarlo.

Si no desprotege un archivo antes de modificarlo, alguien más podría modificarlo mientras estuviera trabajando con él. Cuando dos o más personas trabajan con un archivo al mismo tiempo, es posible que se sobrescriban accidentalmente los cambios del otro.

1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
• Si va a abrir un archivo que se creó en un programa compatible con Windows SharePoint Services 3.0, como Office Word 2007, haga clic en él. Si ve un cuadro de diálogo que pregunta cómo desea abrir el archivo, seleccione la opción para modificarlo.
• Si va a modificar el archivo en una versión anterior de un programa o en un programa que no es compatible con Windows SharePoint Services 3.0, elija el nombre del archivo para mostrar una flecha hacia abajo. Haga clic en la flecha y, después, en el menú que aparece, haga clic en Editar en programa.
• En una biblioteca de imágenes, active las casillas de verificación correspondientes a la imagen o las imágenes que desee modificar. En el menú Acciones, haga clic en Editar.
3. En función de las opciones de la biblioteca y del programa que use para modificar el archivo, puede que vea un mensaje al abrirlo. Por ejemplo, el mensaje podría preguntar si se puede abrir el archivo sin problemas o es posible que le informe de que el archivo está siendo desprotegido, si la biblioteca requiere que los archivos se desprotejan. Si desea continuar, responda al mensaje haciendo clic en Aceptar, o en el mensaje equivalente.
4. Modifique el archivo, guárdelo y cierre el programa.
5. Si el archivo está desprotegido y el programa que usa es compatible con Windows SharePoint Services 3.0, se le pedirá que lo proteja cuando lo cierre. Si no desea proteger el archivo entonces, puede hacerlo más adelante con el menú desplegable de la biblioteca.

 Notas 

• Si va a modificar el archivo pero no lo ha desprotegido, sus cambios aparecen cuando vuelve a guardar el archivo en la biblioteca. Si el archivo está desprotegido, los cambios aparecen cuando lo protege.
• Según cómo se configure la biblioteca, puede que se le pida información adicional acerca del archivo al guardarlo. Por ejemplo, puede que se le pida que elija el tipo de contenido del archivo o escriba más detalles sobre el mismo.

Trabajar sin conexión con un archivo desde una biblioteca de documentos

Si va a modificar un archivo desde una biblioteca de documentos con un programa compatible con Windows SharePoint Services 3.0, como Office Word 2007, puede desprotegerlo y trabajar con él en el disco duro. Según el servidor, trabajar con los archivos en el disco duro puede ser más rápido que hacerlo en el servidor.

Debe estar conectado al servidor para desproteger el archivo, pero puede trabajar en él en una carpeta de borradores de servidor del equipo, tanto si está conectado al servidor como si no. Por ejemplo, puede desproteger un archivo desde el sitio de Windows SharePoint Services y trabajar en él más adelante en un equipo portátil. Independientemente de dónde trabaje con el archivo, la copia del servidor se actualiza cuando vuelve a protegerlo.

Esta opción sólo está disponible para las bibliotecas de documentos.

1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

2. Elija el nombre de un archivo en la biblioteca para mostrar una flecha abajo.
3. Haga clic en la flecha abajo y, después, haga clic en Desproteger.
4. En el cuadro de diálogo, active la casilla de verificación Usar mi carpeta local de borradores.

    Nota    Si va a desproteger un archivo que se creó con un programa que no es compatible con Windows SharePoint Services 3.0, la casilla de verificación Usar mi carpeta local de borradores no aparece y no puede trabajar con el archivo sin conexión.

5. Modifique el archivo y vuelva a protegerlo cuando haya terminado.

 Nota    En algunos programas que son compatibles con Windows SharePoint Services 3.0, puede cambiar la ubicación de la carpeta local de borradores donde se colocan los archivos mientras los ha desprotegido. Para obtener más información, vea la Ayuda del programa.

Sugerencia  También puede conectar la biblioteca a algún programa de correo electrónico que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, como Microsoft Office Outlook 2007, de modo que pueda leerla, modificarla y buscar los archivos sin conexión. Para obtener más información, vea la Ayuda del programa de correo electrónico.