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Una biblioteca es una ubicación en un sitio en el que se pueden crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros de equipo. Cada biblioteca muestra una lista de archivos e información básica acerca de los mismos que sirve de ayuda para conseguir que los archivos funcionen conjuntamente.

Puede personalizar las bibliotecas de varias formas. Puede controlar cómo se ven los documentos, cómo se hace su seguimiento, se administran y se crean. Puede controlar las versiones, incluido su número y tipo, y puede limitar quién puede ver los documentos antes de aprobarlos.

Puede elegir entre varios tipos de bibliotecas, en función de los tipos de archivos que desea almacenar y cómo planee usarlos.

Formas de trabajar con bibliotecas

Tipos de bibliotecas

Formas de trabajar con bibliotecas

La biblioteca Documentos compartidos se crea automáticamente cuando Microsoft Windows SharePoint Services crea un sitio nuevo. Puede empezar a usarla directamente, personalizarla o crear otras bibliotecas.

A continuación se enumeran algunas formas de trabajar con bibliotecas y hacer que sean más útiles para el grupo:

• Crear y administrar vistas   Puede usar una vista (vista: conjunto de columnas de una página Web que muestra los elementos en una lista o biblioteca de documentos. La vista puede mostrar elementos ordenados o filtrados, una selección de columnas o un diseño personalizado.) para ver los elementos de una biblioteca que sean más importantes o que mejor se ajusten a un propósito. El contenido de la biblioteca real no cambia, pero los archivos se organizan o filtran para hacer que sea más fácil buscarlos y examinarlos de un modo significativo.
• Requerir la aprobación de documentos   Puede especificar que se requiera la aprobación de un documento. Los documentos siguen en un estado pendiente hasta que son aprobados o rechazados por alguien que tenga permiso para hacerlo. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver un documento antes de aprobarlo.
• Hacer el seguimiento de las versiones   Si tiene que conservar las versiones (control de versiones: proceso de crear una copia numerada de un archivo o elemento cada vez que se guarda una revisión en la biblioteca.) anteriores de los archivos, las bibliotecas pueden servirle de ayuda para controlar, almacenar y restaurar los archivos. Puede elegir hacer el seguimiento de todas las versiones del mismo modo. O bien, puede elegir designar algunas versiones como principales, por ejemplo, cuando se agrega un capítulo nuevo a un manual, y otras versiones como secundarias, por ejemplo, cuando se corrige un error de ortografía. Para ayudar a administrar el espacio de almacenamiento, puede elegir el número de cada tipo de versión que desea almacenar.

  Por ejemplo, una agencia de viajes podría usar una biblioteca de documentos para administrar sus archivos. Mientras los miembros del grupo desarrollan una nueva propuesta de venta, hacen el seguimiento de las versiones secundarias del archivo. Si comenten un error en una versión, pueden restaurar la anterior. Cuando terminen la propuesta, podrán crear una versión principal y, después, publicarla para que la apruebe el departamento jurídico y su director. Cuando se apruebe el archivo, los demás empleados de la compañía podrán verlo.

• Requerir la desprotección de los archivos   Cuando se requiere la desprotección (proteger: bloquear un archivo mientras que éste se modifica para evitar que otras personas lo sobrescriban o lo modifiquen inadvertidamente.) de un archivo, se garantiza que sólo una persona pueda modificarlo hasta que se proteja (desproteger: liberar el bloqueo contra modificaciones y permitir que otros usuarios vean el archivo actualizado y lo protejan de nuevo para modificarlo ellos.). Requerir que los documentos se desprotejan impide que varias personas hagan cambios al mismo tiempo, lo que puede crear conflictos en la modificación y conducir a confusión. Requerir la desprotección también ayuda a recordar a los miembros del grupo que agreguen un comentario cuando protejan un archivo, para que se pueda realizar el seguimiento de lo que ha cambiado en cada versión con más facilidad.
• Mantenerse informado de los cambios   Las bibliotecas de Windows SharePoint Services 3.0 admiten la tecnología RSS, de forma que los miembros del grupo de trabajo puedan recibir las actualizaciones automáticamente. RSS permite que se reciban y se vean actualizaciones, o canales, de noticias e información en una ubicación consolidada. También puede crear avisos por correo electrónico, para que se le informe cuando los archivos cambien.
• Modificar archivos sin conexión   Si prefiere trabajar con los archivos en el disco duro, puede desprotegerlos y trabajar sin conexión, si utiliza una aplicación que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, como 2007 Microsoft Office system.
• Trabajar con una biblioteca desde un programa de correo electrónico   Mediante un programa de correo electrónico compatible con Windows SharePoint Services 3.0, como Microsoft Office Outlook 2007, puede llevar consigo la información importante. Puede leer, modificar y buscar en los archivos sin conexión desde el programa de correo.
• Copiar documentos a otra ubicación fácilmente   Puede enviar un archivo fácilmente a otra ubicación en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0. Cuando se actualice el documento original, puede elegir que se le solicite la actualización del archivo en las demás ubicaciones.
• Definir tipos de contenido   Si un grupo trabaja con varios tipos de archivos, como hojas de cálculo, presentaciones y documentos, puede ampliar la funcionalidad de la biblioteca habilitando y definiendo varios tipos de contenido (tipo de contenido: un grupo reutilizable de configuraciones para una categoría de contenido. Use tipos de contenido para administrar metadatos, plantillas y comportamientos de elementos y documentos consistentemente. Los tipos de contenido están definidos a nivel de sitio y usados en listas y bibliotecas.). Los tipos de contenido agregan flexibilidad y coherencia a través de varias bibliotecas. Cada tipo de contenido puede especificar una plantilla y procesos de flujo de trabajo (flujo de trabajo: El movimiento automatizado de documentos o elementos mediante una secuencia específica de acciones o tareas relacionadas con un proceso empresarial. Los flujos de trabajo pueden ser usados para administrar de una manera consistente procesos empresariales comunes, como la aprobación o revisión de documentos.).

  Por ejemplo, un departamento de ventas puede tener plantillas para los informes de venta, documentos estándar, presupuestos y presentaciones. Cada plantilla contiene el logotipo de la compañía y una declaración de sus objetivos. Cuando alguien crea un archivo nuevo a partir de la biblioteca de documentos, puede seleccionar la plantilla que desea usar.

• Especificar permisos únicos   Puede especificar permisos únicos para una biblioteca, o incluso un archivo dentro de una biblioteca.
• Crear flujos de trabajo   Una biblioteca de documentos o un tipo de contenido pueden usar flujos de trabajo que la organización haya definido para los procesos corporativos, por ejemplo, para administrar la aprobación o revisión de documentos.

Tipos de bibliotecas

El tipo de biblioteca que se usa depende de los tipos de archivos que se comparten:

• Biblioteca de documentos   Para muchos tipos de archivos, incluidos documentos u hojas de cálculo, puede utilizar una biblioteca de documentos. En ella puede almacenar otros tipos de archivos, aunque algunos tipos se bloquean por motivos de seguridad. Cuando trabaje con programas compatibles con Windows SharePoint Services, puede crear estos tipos de archivos desde la biblioteca. Por ejemplo, el equipo de marketing puede disponer de su propia biblioteca para los materiales de programación, notas de prensa y publicaciones.
• Biblioteca de imágenes   Para compartir una colección de imágenes digitales o gráficos puede usar una biblioteca de imágenes. Aunque las imágenes se pueden almacenar en otros tipos de bibliotecas de SharePoint, las bibliotecas de imágenes ofrecen varias ventajas. Por ejemplo, desde una biblioteca de imágenes puede mostrar imágenes como una presentación de diapositivas, descargar imágenes al equipo y editar imágenes mediante programas de gráficos compatibles con Windows SharePoint Services. Considere la posibilidad de crear una biblioteca de imágenes si su equipo reutiliza muchos gráficos, como puedan ser logotipos o imágenes corporativas, o si desea almacenar imágenes de acontecimientos celebrados con los miembros de equipo o de campañas de lanzamiento de productos.
• Biblioteca de páginas wiki   Para crear una colección de páginas wiki conectadas puede usar una biblioteca de páginas wiki. Una página wiki permite que varios usuarios puedan capturar información rutinaria en un formato fácil de crear y modificar. Puede agregar a la biblioteca páginas wiki que contengan imágenes, tablas, hipervínculos y vínculos internos. Por ejemplo, si su equipo crea un sitio wiki para un proyecto, el sitio podrá almacenar sugerencias y consejos en páginas conectadas entre sí.
• Biblioteca de formularios   Si debe administrar un grupo de formularios empresariales basados en XML, puede usar una biblioteca de formularios. Por ejemplo, su organización puede usar una biblioteca de formularios para los informes de gastos. La configuración de una biblioteca de formularios requiere un editor XML o un programa de diseño XML que sea compatible con Windows SharePoint Services, por ejemplo, Microsoft Office InfoPath.