Mostrar todo

Ocultar todo

Puede agregar contenido, como discusiones de correo electrónico, documentos, imágenes y elementos de calendario, a un sitio Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 enviándolo en un mensaje de correo. Si la lista o biblioteca están configuradas para recibir correo electrónico, ésta puede ser una forma más cómoda de trabajar.  

Información general

¿Qué listas y bibliotecas pueden recibir correo electrónico?

Obtener más información sobre la configuración de correo electrónico de una lista o biblioteca

Enviar correo electrónico a una lista o biblioteca

Introducción

Suponga que desea enviar un documento a su equipo y agregarlo a la biblioteca de documentos. Puede realizar ambas tareas a la vez, en lugar de enviar el correo electrónico y luego cambiar a Windows SharePoint Services 3.0 para agregar el documento al sitio.

Los documentos, discusiones y otro contenido se envía por correo electrónico.

El contenido se agrega a las listas y bibliotecas.

Agregar elementos a un sitio Windows SharePoint Services 3.0 por correo electrónico es similar a enviar un mensaje de correo estándar a un colega o un grupo. Una lista que esté configurada para recibir correo electrónico tiene su propia dirección y basta con incluirla en el cuadro Para o CC del mensaje.

¿Qué listas y bibliotecas pueden recibir correo electrónico?

De forma predeterminada, las listas y bibliotecas siguientes de Windows SharePoint Services 3.0 pueden estar configuradas para recibir correo electrónico:

• Paneles de discusión   Puede capturar las discusiones de correo electrónico del equipo en un lugar, de forma que pueda examinar y localizar los mensajes y los archivos relacionados con más facilidad.
• Anuncios   Cuando envía anuncios a un equipo, puede usar el correo electrónico para agregar automáticamente los anuncios a la lista Anuncios en el sitio Windows SharePoint Services 3.0.
• Calendarios   Los elementos de calendario como las convocatorias de reunión que el grupo envía a través del correo electrónico también se pueden enviar al calendario en un sitio Windows SharePoint Services 3.0. Si el calendario de Windows SharePoint Services 3.0 está configurado para recibir correo electrónico, puede ver todos los elementos de calendario a la vez, los que agregó al calendario de su equipo en el sitio y los que los demás enviaron a través de correo electrónico. 

   Nota    Para enviar un elemento de calendario a un sitio Windows SharePoint Services 3.0, la aplicación de correo electrónico debe ser compatible con Windows SharePoint Services o debe admitir el formato iCalendar, que usan muchas aplicaciones de correo electrónico que admiten correo de Internet.

• Bibliotecas de documentos   Puede enviar documentos en forma de archivos de datos adjuntos de correo electrónico a una biblioteca de documentos que esté configurada para recibir correo electrónico. No hay necesidad de cambiar a Windows SharePoint Services 3.0, buscar el documento y después agregarlo a la biblioteca. También puede elegir cómo se controlan las versiones de un documento que se envían a través del correo electrónico.
• Bibliotecas de imágenes   Puede enviar imágenes en forma de archivos de datos adjuntos de correo electrónico a una biblioteca de imágenes que esté configurada para recibir correo electrónico. Por ejemplo, si va a enviar imágenes del lanzamiento de un producto a un colega mientras está fuera de la oficina, no tiene que abrir también la biblioteca de imágenes para cargarlas, sino que puede incluir la dirección de correo electrónico de la biblioteca en el mensaje.
• Bibliotecas de formularios   Puede enviar un formulario relleno, por ejemplo un informe de ausencia o de gastos, enviándolo por correo electrónico a una biblioteca de formularios.
• Entradas de blog   Puede exponer una lista de entradas de blog (weblog) por correo electrónico. No puede agregar comentarios a la entrada de blog mediante el correo electrónico.

Para averiguar qué listas están habilitadas para recibir correo electrónico o para obtener las direcciones de correo electrónico de las listas, consulte con el propietario del sitio o al administrador.

 Notas 

• Algunas listas, como las de anuncios y discusiones, se pueden configurar para aceptar convocatorias de reunión. Estas listas almacenan únicamente el texto de la convocatoria. Para almacenar una convocatoria de reunión en formato de calendario, envíela a una lista de calendarios.
• La organización puede personalizar otras listas y bibliotecas para que reciban correo. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador.
• No puede agregar contenido a las listas de los sitios de área de reuniones enviando correo electrónico.

Obtener más información sobre la configuración de correo electrónico de una lista o biblioteca

Para que pueda enviar correo electrónico a una lista o biblioteca, tiene que saber si está configurada para recibir correo electrónico y después obtener la dirección de la persona que la configuró. Siga alguno de estos procedimientos:

• En función de la situación, la dirección de correo electrónico de la lista o biblioteca puede aparecer en la libreta de direcciones de la aplicación de correo electrónico. Si no aparece, hay que obtener la dirección de la persona que configuró la lista o biblioteca. Entonces, puede agregarla a la lista de contactos de la aplicación de correo electrónico, para que se pueda encontrar más fácilmente.
• El propietario del sitio puede haber agregado la dirección de correo electrónico de la lista o biblioteca a su descripción. Ésta aparece justo debajo del título.
• Si la dirección de correo electrónico de la lista o biblioteca no aparece en su descripción, siga el procedimiento siguiente para ver la configuración de correo electrónico de la misma, si tiene permiso para verla:
  1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

     Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.

  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
     • En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la lista o en la configuración del tipo de biblioteca que va a abrir.
     • En el sitio de un blog, en Vínculos de administrador, haga clic en Administrar entradas de blog para mostrar la lista de entradas de blog. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la lista.
  3. Si la lista o biblioteca están habilitadas para recibir correo electrónico, su dirección aparecerá bajo Información de la lista, junto a Dirección de correo electrónico.
• El grupo también puede tener su propia lista de correo electrónico, conocida como grupo de SharePoint (grupo de SharePoint: grupo de usuarios que se puede crear en un sitio de SharePoint para administrar permisos en el sitio y facilitar una lista de distribución de correo electrónico a los usuarios del sitio. Un grupo lo pueden utilizar muchos sitios en una colección de sitios.), lo que permite a sus miembros enviarse correo entre sí. La dirección del grupo de SharePoint puede contener las direcciones de las listas o bibliotecas, de modo que cuando se envía correo electrónico a los miembros del grupo de SharePoint, los elementos se agregan automáticamente al sitio Windows SharePoint Services 3.0. Por ejemplo, puede enviar un contrato como archivo de datos adjunto al grupo de SharePoint del equipo y el contrato también se agrega a su biblioteca de documentos.

  Si la dirección del grupo de SharePoint no aparece en la libreta de direcciones, tiene que obtenerla del propietario del sitio y agregarla a la lista de contactos para que sea fácil encontrarla más adelante.

 Nota    La lista o biblioteca puede restringir quién puede enviar elementos de correo electrónico a dicha lista o biblioteca, según cómo lo configure el administrador. Por ejemplo, la lista o biblioteca podría aceptar elementos sólo de personas que sean miembros de su sitio o puede haber más restricciones. Para obtener más información, consulte con el propietario del sitio o al administrador.

Sugerencia  Si va a enviar correo a una persona, pero también desea agregar ese elemento a una lista o biblioteca, puede incluir la dirección de correo electrónico de la lista o biblioteca en el cuadro CC del mensaje.

Enviar correo electrónico a una lista o biblioteca

1. En su aplicación de correo electrónico, prepare el elemento que desea enviar de algunas de las siguientes formas:
   • Para enviar un elemento de discusión o para publicar un elemento en un blog de equipo (registro Web), incluya el contenido en el cuerpo del mensaje.
   • Para enviar un elemento de calendario, envíe una convocatoria de reunión o una cita desde su aplicación de correo electrónico o calendario.
   • Para enviar una imagen, un formulario o un documento, agregue ese elemento al mensaje en forma de datos adjuntos.
   • Para enviar un mensaje o una respuesta de correo electrónico estándar, incluya el contenido en el cuerpo del mensaje igual que se hace en cualquier mensaje de correo electrónico.
2. En el cuadro Para o CC, agregue la dirección de la lista o biblioteca.

   Si la lista ya forma parte de un grupo de SharePoint, para agregar contenido a una lista o biblioteca basta con enviar correo al grupo de SharePoint. Para obtener más información, consulte con el propietario del sitio o con el administrador.

3. Enviar el mensaje. En la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico se hace clic en Enviar para enviar el mensaje.