Con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, como propietario de un sitio tiene la capacidad de integrar la función de correo electrónico entrante en sus sitios. Esta nueva característica permite que los equipos agreguen mensajes de correo electrónico a listas y bibliotecas de SharePoint de modo que pueden archivar el correo electrónico que envían a los miembros de otros equipos sin necesidad de realizar el paso adicional de abrir el sitio de SharePoint y cargar el contenido que se envió en el correo. Esto es posible porque a la mayor parte de los tipos de listas y bibliotecas de Windows SharePoint Services 3.0 se les puede asignar una única dirección de correo electrónico. Los miembros del sitio pueden agregar las direcciones de correo electrónico de estas listas en el cuadro Para o CC de su aplicación cliente de correo electrónico cuando envían correo o pueden enviar el correo a una lista de distribución que contenga las direcciones de estas listas además de las direcciones de correo de los miembros de otros sitios.

La compatibilidad con el correo electrónico se habilita en la Administración central, en el nivel de las aplicaciones Web. Cuando se habilita en este nivel, la compatibilidad con el correo electrónico también se habilita de forma predeterminada en las colecciones de sitios, pero la puede deshabilitar un propietario del sitio de nivel superior. Todos los sitios nuevos que se crean en una colección de sitios habilitada para correo electrónico también están habilitados para correo electrónico. La opción de que alguna de las listas de un subsitio que cree esté habilitada para correo electrónico de forma predeterminada depende de las elecciones que haga al crear el subsitio. Cualquier usuario con los permisos para crear una lista también puede elegir una dirección de correo electrónico para la lista cuando ésta se crea en un sitio habilitado para correo electrónico.

 Nota    Como propietario del nivel superior, puede habilitar o deshabilitar el correo electrónico entrante para toda la colección de sitios haciendo clic en el vínculo Correo electrónico, en Administración de la colección de sitios en la página Configuración del sitio. Si la compatibilidad con el correo electrónico se deshabilita en el nivel de aplicaciones Web, el vínculo Correo electrónico no aparecerá en la página Configuración del sitio en el sitio de nivel superior.

Una vez habilitado el correo electrónico entrante en la Administración central y en la colección de sitios, puede habilitar y configurar la compatibilidad con el correo electrónico para los siguientes tipos de listas y bibliotecas de los sitios: bibliotecas de documentos, bibliotecas de imágenes, bibliotecas de formularios, listas de anuncios, listas de calendarios, blogs y paneles de discusión. Observe que no puede agregar contenido a las listas en los sitios del Área de reuniones enviando correo electrónico.

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Ejemplos reales de correo electrónico entrante

Paseo por la creación de sitios nuevos

Acerca de los controladores de correo electrónico

Consideraciones de seguridad

Enrutar el correo electrónico a través de otro servidor

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Ejemplos reales de correo electrónico entrante

Los equipos pueden usar el correo electrónico entrante para comunicarse con más rapidez y eficacia. A continuación se enumeran algunos ejemplos de cómo pueden usarlo con un sitio de SharePoint para racionalizar y mejorar sus comunicaciones:

Archivar el correo electrónico del equipo  Después de entrar a formar parte de un equipo, un nuevo miembro del sitio abre el correo y ve las discusiones más recientes que contienen tanto entradas de blogs directas de los miembros como el contenido que se envió al panel de discusión desde un cliente de correo electrónico, como Microsoft Office Outlook. El nuevo miembro también puede identificar las cuestiones y tareas más importantes para el equipo y seguir los vínculos relacionados en las discusiones para disponer de un historial completo con todas las cuestiones importantes.

Cuando el miembro de un sitio responde a un mensaje e incluye la dirección de correo electrónico de la lista en la respuesta, ésta se archiva en el panel de discusión y se asocia al mensaje de correo electrónico original que se archivó. Esto permite que los miembros del sitio que vean esta información archivada en el sitio de SharePoint asocien la información relacionada con un subproceso de correo electrónico.

Crear una comunidad   El propietario del sitio crea una nueva lista de distribución para la comunidad de aficionados al ciclismo de una compañía. Un usuario va al sitio principal de la compañía y hace clic en el vínculo de la comunidad. El usuario lleva a cabo los pasos de un breve asistente que solicita un nombre para la lista de distribución, la descripción del sitio de la comunidad de SharePoint y una lista de los miembros iniciales de la comunidad. A continuación, se envía al usuario al nuevo sitio de la comunidad.

Crear un intercambio de información central   Un miembro de un sitio va a la sección de las comunidades del sitio principal del portal de la compañía y formula una pregunta usando la característica de búsqueda del sitio. En cuestión de un segundo, aparece una entrada de la comunidad de ciclistas. El miembro del sitio hace clic en el vínculo proporcionado en la respuesta y va a la página principal del sitio de la comunidad. En una lista de las preguntas más frecuentes encuentra una lista de tiendas de bicicletas, pero como ninguna de ellas está cerca, envía un mensaje de correo electrónico a la comunidad preguntando por tiendas en la zona. Un miembro de la comunidad responde con información sobre una buena tienda de bicicletas de la zona.

Recibir u ofrecer soporte técnico   El miembro del sitio va al sitio principal, busca soporte técnico en la lista de directorios y hace clic en el vínculo para crear un nuevo mensaje de correo electrónico. Tras enviar el mensaje, recibe un número de seguimiento con el que supervisar el estado de la solicitud de soporte técnico. El miembro del sitio se suscribe automáticamente a la solicitud de soporte técnico de modo que se le pueda avisar en cualquier momento que cambie el estado de la solicitud. El miembro del sitio recibe una respuesta rápidamente porque la solicitud se enruta de forma inmediata al personal adecuado, según la información que se proporcionó en el formulario. Observe que se requiere un código personalizado para implementar totalmente este escenario. Windows SharePoint Services 3.0 no permite el seguimiento automático de los números o el enrutamiento de los mensajes en función de la información de un formulario.

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Paseo por la creación de sitios nuevos

Todos los subsitios que se crean en una colección de sitios habilitada para correo electrónico están también habilitados para correo electrónico. Si durante la creación de un sitio elige usar un grupo existente, la lista de distribución del sitio primario se asociará al sitio nuevo si está disponible.

 Nota    Las listas de distribución sólo están disponibles si SharePoint Directory Management Service está habilitado en la Administración central.

Si durante la creación de un sitio decide crear un grupo nuevo en lugar de utilizar uno existente, Windows SharePoint Services 3.0 realizará las acciones siguientes:

• Si SharePoint Directory Management Service está habilitado en la Administración central, tiene la opción de crear una lista de distribución de correo electrónico y especificar la dirección de correo electrónico de la lista nueva.
• Todos los miembros del sitio que agrega al grupo nuevo se incluyen en un grupo denominado "Miembros" en el sitio del equipo. Si SharePoint Directory Management Service está habilitado en la Administración central, estos miembros del sitio se agregan automáticamente a una lista de distribución que se mantiene sincronizada con el grupo "Miembros", de modo que los cambios que se efectúan en un lugar se sincronizan automáticamente en el otro.
• Si SharePoint Directory Management Service está habilitado en la Administración central, el calendario y el panel de discusión del sitio del equipo estarán habilitados para correo electrónico y se les asignarán automáticamente direcciones de correo electrónico. Estas direcciones de correo electrónico se agregarán de forma automática a la lista de distribución del equipo.

 Nota    De forma predeterminada, las direcciones de correo electrónico de estas dos listas tendrán el formato siguiente: DirecciónDelGrupo.discusiones y DirecciónDelGrupo.calendario.

Cuando incluye direcciones de correo electrónico para el panel de discusión y el calendario en la lista de distribución, todo el correo electrónico y las invitaciones a las reuniones que se envíen a esta lista de distribución se archivarán en el sitio del equipo.

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Acerca de los controladores de correo electrónico

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 usa controladores de correo electrónico para enrutar el correo electrónico entrante de prácticamente cualquier cliente de correo electrónico a una lista del sitio de SharePoint. Cada lista habilitada para correo electrónico se asocia a una dirección de correo electrónico única y cada controlador de correo electrónico se asocia a un tipo de lista concreto.

Windows SharePoint Services 3.0 proporciona un controlador de correo electrónico para los siguientes tipos de listas: paneles de discusión, anuncios, calendarios, bibliotecas de documentos, bibliotecas de imágenes y blogs. Cuando habilita la compatibilidad con el correo electrónico para uno de estos tipos de listas, de forma predeterminada se usan los controladores de correo electrónico que Windows SharePoint Services 3.0 proporciona. Los controladores de correo electrónico analizan los mensajes de correo electrónico entrantes, realizan la asignación de campos de los mensajes y, según la configuración, archivan los mensajes y datos adjuntos en la lista asociada a la dirección de correo electrónico a la que se enviaron.

Los siguientes campos de un mensaje de correo electrónico se asignan a una lista: remitente de correo electrónico, para, CC, asunto, texto del mensaje y datos adjuntos.

 Nota    Si no le gusta el modo en que los controladores de correo electrónico integrados realizan la asignación de los campos, puede usar un controlador personalizado en su lugar. Para ello, un programador debe crear el controlador de correo electrónico personalizado y el administrador del servidor debe implementarlo como controlador de eventos.

Al habilitar y configurar la compatibilidad con el correo electrónico en una lista, el propietario de un sitio puede elegir varias opciones. Por ejemplo, puede elegir si el mensaje de correo electrónico original se va a archivar como un archivo .eml, si los datos adjuntos se archivarán y si las invitaciones a las reuniones se archivarán en la lista que está configurando. Las opciones disponibles varían según el tipo de lista.

Consideraciones de seguridad

Cuando configure la seguridad del correo electrónico en una lista o biblioteca particular, puede elegir permitir sólo a los usuarios que puedan escribir en la lista o a cualquiera archivar el correo electrónico en la lista. Si se archiva el correo electrónico de todos los remitentes, se permite que cualquiera (incluidos los usuarios no autenticados) pueda escribir en la lista o biblioteca. Dado el posible riesgo de seguridad, debería considerar esta opción con mucho cuidado.

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Enrutar el correo electrónico a través de otro servidor

Aunque la dirección del servidor de correo electrónico entrante se configure en Administración central, puede ser de ayuda saber si el correo electrónico entrante se enruta a través de otro servidor de correo o si está siendo enviado directamente al servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0. Si tiene dudas al respecto, hable con el administrador.

Las ventajas principales de enrutar el correo electrónico a través de otro servidor de correo electrónico, como Microsoft Exchange Server, son las siguientes:

Auntenticación de los usuarios  El servicio SMTP no puede autenticar al usuario que envía correo electrónico al sitio, pero un servidor Exchange sí puede. El administrador del servidor puede usar la Administración central para elegir si aceptar el correo electrónico de los usuarios autenticados sólo si el correo electrónico se envía a través de un servidor Exchange.

Filtrado de correo no deseado  Los servidores Exchange permiten el filtrado para eliminar el correo comercial no solicitado antes de que se reenvíe a su destino, en este caso, el servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0. Otra técnica que puede reducir el correo no deseado es permitir sólo a los miembros del sitio del equipo archivar el correo electrónico en listas en las que tengan concedidos permisos de escritura.

Protección de virus  Los servidores Exchange proporcionan protección frente a virus para el correo electrónico enrutado a través del servidor Exchange.

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