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Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ayuda a las organizaciones, equipos y unidades empresariales a ser más eficaces al conectar a las personas y la información. No es necesario tener experiencia en el diseño de sitios Web para comenzar a utilizarlo.

Este artículo proporciona información y vínculos para ayudarle, si sólo está viendo una lista de contactos para el equipo o creando nuevos sitios. Encontrará información adicional en la Ayuda o explorando el Web. Busque vínculos con recursos e información adicionales en la sección Vea también.

Listas, bibliotecas y sitios

Adición de contenido

Administrar y trabajar con el contenido

Listas, bibliotecas y sitios

Una lista es una colección de información en la que la organización puede almacenar, compartir y administrar información. Por ejemplo, puede crear una hoja de inscripción para un evento, o realizar el seguimiento de los eventos del grupo en un calendario. Puede alojar discusiones en un panel de discusión. Para obtener información más general sobre las listas, consulte Introducción a las listas.

Una biblioteca es parecida a una lista, excepto que guarda archivos así como información acerca de los mismos. Puede controlar cómo se ven, administran y crean los archivos en la biblioteca, así como realizar un seguimiento de los mismos. Para obtener información más general acerca de las bibliotecas, consulte Introducción a la bibliotecas.

Las listas y bibliotecas se almacenan en sitios. Un sitio es un grupo de páginas Web relacionadas donde su equipo puede trabajar en proyectos, realizar reuniones y compartir información. Por ejemplo, el equipo puede tener su propio sitio donde guarda programaciones, archivos y listas. Para obtener información más general acerca de los sitios, vea Introducción a los sitios, espacios de trabajo y páginas.

Adición de contenido

Puede agregar elementos a las listas y archivos a las bibliotecas con un explorador Web. También puede guardar archivos en una biblioteca desde algunos programas de cliente que son compatibles con Windows SharePoint Services. Por ejemplo, puede guardar un documento de Microsoft Office Word a una biblioteca en un sitio de SharePoint mientras trabaja en Word.

Para agregar un elemento a una lista o un archivo a una biblioteca, deberá tener permiso para contribuir a la lista o biblioteca. Para obtener más información acerca de cómo utiliza la organización los permisos y niveles de permisos, consulte con el propietario del sitio o con el administrador.

Las listas y bibliotecas también pueden aprovechar las características de correo electrónico, si el correo entrante o saliente está habilitado en el sitio. Algunas listas, como los calendarios, los anuncios, los blogs y los paneles de discusión, se pueden configurar de modo que se les pueda agregar contenido mediante correo electrónico. Otras listas, como las de tareas y de seguimiento de problemas, se pueden configurar para enviar correo electrónico a los usuarios cuando se les asignen esos elementos.

Los documentos, discusiones y otro contenido se envían por correo electrónico.

El contenido se agrega a las listas y bibliotecas.

Cuando agrega el elemento o archivo, otras personas que tienen permisos para leer la lista pueden ver el elemento o archivo, a menos que requiera aprobación. Si el elemento o archivo requiere aprobación, se guarda en un estado pendiente en la lista o biblioteca hasta que alguien con los permisos adecuados lo apruebe. Si ya está viendo la lista o biblioteca cuando se agrega un elemento o un archivos, necesitarán actualizar su explorador para ver el nuevo elemento o archivo.

Además de agregar contenido a las listas y bibliotecas existentes, debe tener permiso para crear listas y bibliotecas nuevas. Las plantillas de lista y bibliotecas permiten comenzar rápidamente. En función de su nivel de permisos, también puede crear y personalizar nuevas páginas y sitios.

Busque vínculos con más información acerca de cómo agregar contenido en la sección Vea también.

Listas

Aunque los tipos de listas varían, el procedimiento para agregarles elementos es parecido, por lo que no es necesario aprender varias técnicas para trabajar con distintos tipos de listas. Un elemento de lista contiene texto en una serie de columnas, pero algunas listas pueden permitir adjuntos en el elemento. Para obtener más información acerca de agregar elementos de lista, consulte Agregar, modificar o eliminar el elemento de una lista.

En muchos tipos de sitios, las listas ya están creadas. Estas listas predeterminadas abarcan desde un panel de discusión a una lista de calendario. También puede crear listas a partir de distintas plantillas de lista, que proporciona la estructura y configuración para iniciarla. Para obtener más información acerca de la creación de listas, consulte Crear una lista.

Bibliotecas

Una biblioteca es una ubicación en un sitio en el que se pueden crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros de equipo. Cada biblioteca muestra una lista de archivos e información básica acerca de los mismos que sirve de ayuda para conseguir que los archivos funcionen conjuntamente.

Puede agregar un archivo a una biblioteca cargándolo desde el explorador Web. Después de agregar el archivo a la biblioteca, otras personas con permiso para ver bibliotecas pueden ver el archivo. Si ya está viendo la biblioteca cuando se agrega el archivo, puede que tenga que actualizar el explorador para ver el nuevo archivo.

Si utiliza un programa compatible con Windows SharePoint Services, también puede crear un nuevo archivo basado en una plantilla mientras trabaja en la biblioteca. Asimismo puede guardar un archivo en la biblioteca desde otro programa. Para obtener más información acerca de cómo agregar archivos a bibliotecas, consulte Agregar uno o varios archivos a una biblioteca.

Una biblioteca predeterminada, denominada Documentos compartidos, se crea cuando crea muchos tipos de sitios. Documentos compartidos es una biblioteca de documentos que puede utilizar para guardar varios tipos de archivos. Puede crear más bibliotecas si tiene permisos para administrar listas, como una biblioteca para guardar imágenes. Para obtener más información acerca de la creación de bibliotecas, consulte Crear una biblioteca.

Sitios y páginas

Un sitio puede tener como objetivo un fin general, como guardar programaciones, directrices y otra información que su equipo consulta frecuentemente; o puede tener un fin más específico, como mantener un registro de una reunión, u hospedar un blog, donde un miembro de su organización publica frecuentemente noticias e ideas.

Su organización puede utilizar páginas, subsitios (subsitio: sitio Web completo almacenado en un directorio con nombre del sitio Web de nivel superior. Cada subsitio puede tener permisos de administración, programación y exploración que son independientes del sitio Web de nivel superior y otros subsitios.) y sitios de nivel superior (sitio de nivel superior: un sitio Web en la parte más alta de la jerarquía en una colección de sitios desde el que se puede administrar características de colección de sitios. Un sitio de nivel superior puede tener subsitios múltiples.) para dividir el contenido del sitio en sitios diferenciados y que se pueden administrar por separado. Por ejemplo, cada departamento de su organización puede tener su propio sitio de equipo.

Puede agregar contenido a los sitios agregando listas y bibliotecas. Si tiene permiso, también puede agregar páginas a su sitio. Puede considerar agregar páginas de elementos Web (página de elementos Web: tipo especial de página Web que contiene uno o varios elementos Web. Las páginas de elementos Web consolidan datos, como listas y gráficos, y contenido Web, como texto e imágenes, en un portal de información dinámico creado en torno a una tarea común.), que le permitirán utilizar elementos Web para agregar contenido dinámico rápidamente. Un elemento Web es una unidad de información modular que constituye el bloque básico de una página de elementos Web. Se pueden agregar elementos Web a las zonas de una página de elementos Web para personalizarlos posteriormente y crear una página única para los usuarios de su sitio.

si necesita crear sitios nuevos, puede elegir entre varios tipos de plantillas de sitio para comenzar a crear su nuevo sitio. Si puede crear sitios y subsitios depende de como haya configurado su organización los sitios y los permisos para crearlos. Para obtener más información acerca de la manera en la que su organización administra el permiso para los sitios, consulte con el propietario del sitio o con el administrador. Para obtener más información, consulte Crear un sitio

Administrar y trabajar con el contenido

Hay varias formas para administrar y ampliar el contenido en listas, bibliotecas y sitios para ayudarle a ser más productivo. Algunas características ayudarán a su equipo a buscar y trabajar más eficazmente con la información, mientras que otras le ayudarán a administrar el acceso a la información.

Organización de listas

Hay varias formas de organizar listas, de forma que su equipo pueda trabajar más eficazmente con ellas. Por ejemplo, puede utilizar vistas para ayudar a departamentos específicos a que encuentren la información que más les interesa, como las tareas con mayor prioridad o todos los elementos asignados a cada persona. También puede agregar carpetas a las listas.

Algunas características ayudan a su equipo a crear y administrar elementos de lista eficazmente en varias listas. Por ejemplo, puede crear una columna que proporcione información acerca de los elementos de la lista y luego compartirla en otras listas. Para obtener más información acerca de la organización y trabajo eficaces con las listas, consulte Organizar los elementos de una lista.

Organización de las bibliotecas

El modo en que los archivos se organizan en una biblioteca depende de las necesidades del grupo y de cómo se prefiera almacenar y buscar la información. La planeación puede servir de ayuda para configurar la estructura que mejor funcione en la organización.

Por ejemplo, si desea que un archivo esté disponible en varias bibliotecas, puede copiarlo fácilmente a otras bibliotecas del sitio. Es posible que se le soliciten actualizaciones si el archivo se ha modificado.

También puede utilizar las mismas funciones que utiliza en las listas, como las vistas, y carpetas para administrar la información. Para obtener más información acerca de la organización y administración de archivos en bibliotecas, consulte Organizar archivos en una biblioteca.

Utilizar características de accesibilidad

Los sitios están diseñados de manera que se pueda obtener total acceso a las listas, bibliotecas y otras características únicamente con pulsaciones de teclas. El modo de accesibilidad permite a los usuarios con necesidades especiales interactuar fácilmente con los diferentes menús y controles. Los vínculos Saltar al contenido principal permiten a los usuarios del teclado evitar vínculos de exploración repetitivos para llegar al contenido principal de una página.

Los encabezados se han definido de forma que definan mejor la estructura y mejoren la exploración de una página para las personas que utilizan lectores de pantalla. Las imágenes cargadas al sitio permiten definir un texto alternativo personalizado. Por ejemplo, puede asignar un texto alternativo personalizado para la imagen que aparece en la página de inicio en el elemento Web Imagen del sitio o a una imagen que añada a una biblioteca de imágenes. Para ver sitios, las opciones de alto contraste de Microsoft Windows funcionan bien para los usuarios con problemas de visión.

Para obtener más información acerca de la búsqueda en sitios y el uso del modo de accesibilidad, consulte Funciones de accesibilidad.

Hacer el seguimiento de las versiones

La lista o biblioteca se puede configurar para realizar un seguimiento de las versiones, de forma que pueda restaurar una versión anterior si comete un error y ver el historial de los cambios. Cuando se realiza un seguimiento de las versiones, las revisiones a los elementos o archivos y sus propiedades se guardan. Esto permite administrar mejor el contenido a medida que se revisa e incluso restaurar una versión anterior si comete un error en la versión actual. Las versiones son especialmente útiles cuando varias personas trabajan juntas en proyectos, o cuando la información pasa por varias fases de desarrollo y revisión.

La versión actual principal está resaltada y el número de versión es un número completo.

Se crea una versión cuando se modifican las propiedades o metadatos.

La primera versión de un archivo es siempre un número de versión secundaria 0.1.

El control de versiones está disponible para mostrar los elementos en todos los tipos predeterminados de lista, incluidos calendarios, listas de seguimiento de problemas y listas personalizadas, y para todos los tipos de archivos que se pueden guardar en bibliotecas, incluidas las páginas de elementos Web. Para obtener más información acerca del seguimiento de las versiones, consulte Introducción al control de versiones.

Administración del flujo de trabajo

Los flujos de trabajo ayudan a las personas a colaborar en documentos y administrar tareas de proyectos implementando procesos empresariales específicos en los documentos y elementos de un sitio. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a tener procesos empresariales coherentes y también mejoran la eficacia organizativa y la productividad ya que administran las tareas y fases implicadas en procesos empresariales específicos. Esto permite que las personas que realizan estas tareas se puedan concentrar en realizar el trabajo en vez de administrar el flujo de trabajo.

Agregar flujos de trabajo Puede reducir el coste y tiempo necesarios para coordinar procesos empresariales comunes, como la aprobación de un proyecto o la revisión de un documento, administrando y realizando un seguimiento de las tareas humanas implicadas con estos procesos. Por ejemplo, una organización puede crear e implementar un flujo de trabajo personalizado básico para administrar el proceso de aprobación de borradores de documentos en una biblioteca de documentos. Para obtener más información acerca de la creación y administración de flujos de trabajo, consulte Introducción a los flujos de trabajo.

Trabajo con tipos de contenido

La lista o biblioteca puede admitir varios tipos de contenido. Los tipos de contenido permiten que las organizaciones administren, organicen y manejen grandes cantidades de contenido de forma más eficaz. Si su lista o biblioteca se ha configurado para permitir varios tipos de contenido, puede agregar tipos de contenido desde una lista de opciones disponibles que su organización utiliza frecuentemente, como presentaciones de marketing o contratos.

Cuando añade un tipo de contenido a una lista o biblioteca, permite que dicha lista o biblioteca pueda contener elementos de dicho tipo. Los usuarios pueden utilizar a continuación el menú Nuevo en dicha lista o biblioteca para crear nuevos elementos de ese tipo.

Una de las principales ventajas de los tipos de contenido para las listas y bibliotecas es que permiten que una única lista o biblioteca contenga varios tipos de elementos o de documentos, cada uno con sus propios metadatos, directivas o comportamientos. Para obtener más información acerca del trabajo con tipos de contenido, consulte Introducción a los tipos de contenido.

Desplazamiento al contenido

Los elementos de exploración ayudan a las personas a buscar el contenido que necesitan. Dos de elementos de exploración que puede personalizar son la barra de vínculos superior y el Inicio rápido.

Con las páginas de configuración de cada lista o biblioteca, puede elegir qué listas y bibliotecas aparecen en Inicio rápido. También puede cambiar el orden de los vínculos, agregar o eliminar vínculos, y agregar o eliminar las secciones en las que los vínculos están organizados. Por ejemplo, si tiene demasiadas listas en la sección Lista, puede agregar una nueva sección para Listas de tareas en la que puede incluir vínculos a las listas de tareas. Puede realizar todos estos cambios al Inicio rápido dentro de un explorador compatible con Windows SharePoint Services 3.0. Incluso puede agregar vínculos a páginas de fuera del sitio.

La barra de vínculos superior ofrece un modo de que los usuarios de un sitio lleguen a otros sitios de la colección de sitios mostrando una fila de fichas al principio de cada página del sitio. Cuando crea un sitio nuevo, puede elegir si incluir el sitio en la barra de vínculos superior del sitio primario y si usarla desde allí.

Si el sitio usa una barra de vínculos superior única, puede personalizar los vínculos que aparecen en ella para el sitio. Los sitios creados dentro del sitio primario también se pueden mostrar en la barra de vínculos superior, siempre que se configuren para heredar la barra de vínculos superior del sitio primario. Igualmente, puede incluir vínculos a otros sitios de fuera de la colección de sitios. Para obtener más información acerca de la personalización de la exploración, consulte Personalizar la exploración de un sitio.

Mantenerse actualizado con los cambios

RSS proporciona una cómoda forma de distribuir y recibir información en un formato estandarizado, incluidas las actualizaciones de las lisas y bibliotecas. Un formato XML estandarizado permite que la información se pueda vez en muchos programas distintos. También puede suscribirse a listas y bibliotecas utilizando alertas, de forma que sepa cuándo se ha modificado el contenido.

Un equipo puede utilizar su información como una forma de personalizar su contenido para los miembros del equipo que se suscriban a dicha información y ofrecer vínculos a sus sitios Web. Las fuentes RSS son una manera sencilla de mantener un seguimiento del progreso del equipo y de las actualizaciones del proyecto. En vez de examinar en varios sitios Web, recibirá las últimas noticias o actualizaciones de dichos sitios automáticamente.

Administración del acceso al contenido

Un propietario del sitio o administrador puede conceder niveles de permiso a los usuarios y a los grupos de SharePoint, que contienen usuarios. Los permisos se pueden aplicar a un sitio, las listas y bibliotecas de un sitio y los elementos en las listas y bibliotecas.

Puede asignar niveles de permisos distintos para objetos distintos como un sitio, lista, biblioteca, carpeta dentro de una lista o biblioteca, elemento de una lista o documento específicos. Para obtener más información, consulte Controlar el acceso a los sitios y a su contenido.