Requerir la desprotección impide que varias personas hagan cambios al mismo tiempo, lo que puede crear conflictos en la modificación y conducir a confusión.
Cuando alguien crea
un archivo nuevo o agrega un nuevo archivo a una biblioteca que requiere la desprotección, el archivo se desprotege inicialmente. La persona que crea o agrega
el archivo debe protegerlo antes de que otras personas puedan verlo. La desprotección también es necesaria para actualizar la información acerca del archivo, como el título o cuándo vence el archivo.
Si se requiere la desprotección, un archivo
se desprotege automáticamente cuando alguien lo abre para editarlo, a menos que ya esté desprotegido. Los comandos de edición notifican al usuario que el archivo
se está desprotegiendo. Por ejemplo, si hace clic en el comando Editar en aplicación en el menú contextual de un archivo, verá un mensaje de que dicho archivo se está desprotegiendo.
Si desprotege un archivo de algunos programas que son compatibles con Windows SharePoint Services 3.0, puede trabajar con el archivo en el disco duro, aunque esté desconectado. La copia se almacena en la carpeta Borrador del servidor que es, de forma predeterminada, la carpeta Borrador de SharePoint incluida en la carpeta Mis documentos. No obstante, puede cambiar la ubicación en algunos programas cliente. Trabajar con archivos en el disco duro es a menudo más rápido que trabajar con archivos en el servidor, y permite seguir trabajando fácilmente cuando se está fuera de la oficina.
Cuando se desprotege un archivo, nadie puede modificarlo excepto la persona que lo ha desprotegido. Su icono mostrado en la biblioteca cambia para indicar que el archivo está desprotegido 
. Cuando se sitúa el puntero del mouse sobre el icono del archivo desprotegido, el nombre de la persona para el que se ha desprotegido el archivo aparece en la información en pantalla. Los cambios que alguien realice en un archivo mientras está desprotegido no se muestran a otras personas hasta que se vuelva a proteger el archivo. Esto es así con independencia de que la persona esté trabajando con el archivo en el disco duro o en el servidor.
Si protege un archivo, se le solicitará que inserte comentarios acerca de los cambios que ha realizado. Si una biblioteca realiza seguimiento de versiones, los comentarios serán parte del historial de las versiones. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales (versión principal: copia numerada de un archivo que ha cambiado considerablemente desde la versión principal anterior. Cada versión principal se identifica mediante un número entero (1, 2, 3, …) para indicar que se ha publicado para que un grupo amplio de su organización la pueda ver.) y versiones secundarias (versión secundaria: copia con numeración decimal (0.1, 0.2,1.1, ...) de un archivo que está en fase de revisión o que ha cambiado muy poco desde la versión anterior. Normalmente, la versión secundaria no se publica para que un grupo amplio de su organización la pueda ver.), se le solicitará que elija el tipo de versión que está protegiendo. Busque vínculos con más información acerca de las versiones en la sección Vea también.
Para requerir la desprotección de los archivos, debe tener permiso para diseñar una lista o biblioteca.
- Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.
Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.
- En el menú Configuración
, haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.
- En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.
- En la sección Requerir desprotección, en Solicitar que los documentos estén desprotegidos para poder modificarlos, haga clic en Sí.
- Haga clic en Aceptar.