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Cuando realiza un seguimiento de las versiones de archivos o elementos de lista, cada versión se enumera y se guarda como parte de un historial de versiones. Las personas de la organización pueden ver el historial de versiones y recuperar versiones anteriores si es necesario. Puede configurar varias configuraciones que afecten al control de versiones, incluyendo qué tipo de versión y cuántas versiones se van a conservar. También puede configurar los valores que interactúan con el control de versiones, como el contenido necesario para aprobarse o los archivos que se van a desproteger.

Información general

Controlar cuántas versiones se almacenan

Habilitar el control de versiones

Requerir aprobación de contenido en una lista o biblioteca

Requerir desprotección para los archivos de una biblioteca

Introducción

El control de versiones en las listas y las bibliotecas le permiten realizar un seguimiento y administrar la información conforme se produce para ver y recuperar versiones anteriores si es necesario. En las listas, se realiza un seguimiento de todas las versiones de la misma manera. En las bibliotecas, puede especificar si desea realizar un seguimiento de todas las versiones de la misma manera o especificar que algunas versiones sean principales (versión principal: copia numerada de un archivo que ha cambiado considerablemente desde la versión principal anterior. Cada versión principal se identifica mediante un número entero (1, 2, 3, …) para indicar que se ha publicado para que un grupo amplio de su organización la pueda ver.), como en las que un nuevo capítulo se agrega a un manual, y algunas son secundarias (versión secundaria: copia con numeración decimal (0.1, 0.2,1.1, ...) de un archivo que está en fase de revisión o que ha cambiado muy poco desde la versión anterior. Normalmente, la versión secundaria no se publica para que un grupo amplio de su organización la pueda ver.), como en las que se corrige un error ortográfico.

Para ayudar a administrar espacio de almacenamiento, puede especificar el número de versiones que desea almacenar. Limitar el número de versiones puede ayudarle a administrar el espacio del servidor, así como evitar que el historial de versiones se haga incómodo para ser de utilidad. Las personas pueden sobrescribir una versión secundaria anterior con una existente, si no desean amontonar el historial del archivo con muchos cambios secundarios.

Administración de versiones principales y secundarias

Si su organización suele producir muchos borradores de archivos, el seguimiento de las versiones principales y secundarias puede ser beneficioso. Las personas pueden diferenciar los niveles de cambios que realizan y comunicarse cuando un archivo ha alcanzado una fase en la que desea que las demás personas lo vean. Por ejemplo, cuando el departamento está trabajando en un manual, usted y los integrantes del equipo puede que deseen designar versiones como principales cuando se agrega una nueva sección y designa versiones como secundarias mientras se redacta el contenido.

El seguimiento de ambos tipos de versiones también ayuda a hacer que el historial de versiones tenga más significado. Por ejemplo, una versión principal es más probable que represente un hito en el desarrollo del archivo, como un archivo que se están enviando para revisión o se está distribuyendo a los demás. Una versión secundaria es normalmente un incremento rutinario, como una versión que guarda o protege mientras está escribiendo el contenido, o una versión en la que corrige algunos errores secundarios.

Cuando se está realizando un seguimiento de las versiones principales y secundarias, se almacena una versión de manera predeterminada como versión secundaria, a menos que designe la versión como secundaria. Cuando alguien guardar un archivo y lo cierra, se realiza un seguimiento de la versión como secundaria; el archivo debe publicarse para convertirse en una versión secundaria. Si un autor desprotege un archivo y lo vuelve a proteger, al autor se le pregunta si desea proteger una versión principal o una versión secundaria.

Cuando configura el control de versiones al mismo tiempo cuando crea una lista o una biblioteca, el control de versiones simple está habilitado de manera predeterminada y no tiene la opción de habilitar el control de versiones principales y secundarias. Sin embargo, puede especificar la configuración adicional posteriormente mediante los procedimientos de este artículo.

Otros valores que afectan al control de versiones

Puede configurar otros valores que afecten al control de versiones. En listas o bibliotecas, puede requerir que se apruebe el contenido; esta configuración se denomina a veces moderación de contenido. En las bibliotecas, puede requerir que los archivos se desprotejan, lo que ayuda a evitar conflictos por los cambios y se pide a las personas que escriban comentarios acerca de los archivos cuando los protegen.

Aprobación de contenido

Cuando se requiere la aprobación del contenido, el elemento o archivo permanecerá en estado de borrador o pendiente si un usuario con permisos de aprobación lo rechaza o aprueba. Si el elemento o archivo se aprueba, se le asignará el estado Aprobado en la lista o la biblioteca, y estará visible para todos los usuarios con permisos para ver la lista o la biblioteca. En cambio, si se rechaza, permanece en un estado pendiente y sólo está visible para las personas con permiso para ver borradores.

Cuando habilita el control de versiones principales y secundarias en una biblioteca que requiere aprobación de contenido, puede agregar también un flujo de trabajo, si alguien de la organización ha creado uno. Un flujo de trabajo controla la manera en la que los archivos se mueven por los procesos empresariales, como la revisión o la aprobación. Puede utilizar un flujo de trabajo para administrar el proceso de aprobación cuando las versiones principales están protegidas.

De manera predeterminada, un archivo o elemento pendiente sólo está visible para su creador y las personas para administrar listas pero puede especificar si otros grupos de usuarios pueden ver el elemento o el archivo. Si la biblioteca está configurada para realizar el seguimiento tanto de las versiones principales como de las secundarias, la persona que modifique el archivo debe publicar primero una versión principal del mismo.

Requerir desprotección

Requerir desprotección puede ayudar al equipo a beneficiarse al máximo del control de versiones, porque las personas designan específicamente cuándo se va a crear una versión. Una versión se crea únicamente cuando alguien desprotege un archivo, lo cambia y, a continuación, lo vuelve a proteger. Cuando la desprotección no es necesaria, se crea una versión cuando alguien guarda por primera vez un archivo y esta versión se actualiza cuando la persona lo cierra. Si dicha persona o alguien diferente abre y guarda el archivo de nuevo, se crea otra versión. Según la situación, no puede pretender que se creen varias versiones, por ejemplo, si tiene que cerrar un archivo para asistir a una reunión antes de terminar de realizar cambios en el archivo.

Cuando la desprotección es necesaria, las personas no pueden agregar archivos, cambiarlos o cambiar las propiedades de los archivos sin desproteger primero el archivo. Cuando las personas protegen archivos, se les pide que proporcionen comentarios acerca de los cambios que realizan, lo cual ayuda a crear un historial de versiones con más significado.

Determinar quién puede ver elementos de borrador

Puede configurar quién puede ver borradores de elementos de lista y archivos. Los borradores se crean en dos situaciones:

• Cuando se crea o se actualiza una versión secundaria de un archivo en una biblioteca que realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias
• Cuando se crea o se actualiza un archivo o un elemento de lista pero no se aprueba todavía en una lista o una biblioteca en la que la aprobación de contenido es necesaria

Cuando realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, puede especificar si las personas deben tener permiso para editar archivos para poder ver y leer una versión secundaria. Cuando se aplica esta configuración, las personas que tienen permiso para editar el archivo pueden trabajar en el archivo pero las que tienen permiso sólo para leer el archivo no pueden ver la versión secundaria. Por ejemplo, puede que no desee que todo el mundo que tenga acceso a la biblioteca vea comentarios o revisiones mientras se está editando el archivo. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, y nadie ha publicado una versión principal todavía, el archivo no estará visible para las personas sin permiso para ver los elementos de borrador.

Cuando la aprobación de contenido es necesaria, puede especificar si los archivos con aprobación pendiente pueden verlos las personas con permiso de lectura, las personas con permiso de edición o bien, sólo el autor y las personas con permiso para aprobar elementos. Si se está realizando un seguimiento de las versiones principales y secundarias, el autor debe publicar una versión principal para que se pueda enviar el archivo para aprobación. Cuando la aprobación de contenido es necesaria, las personas con permiso para leer el contenido pero sin permiso para ver elementos de borrador verá la última versión aprobada o la principal del archivo.

Permisos de lista o biblioteca

Las listas y las bibliotecas tienen permisos relacionados con el control de versiones y la desprotección que varían según el nivel de permisos que se aplica a un usuario o grupo específico. Alguien que puede editar niveles de permiso puede configurar estos permisos de manera diferente o puede crear un nuevo grupo con niveles de permiso personalizados.

Estos permisos permiten la flexibilidad en la manera en la que administra la biblioteca. Por ejemplo, puede que desee que alguien pueda eliminar versiones de un archivo sin tener permiso para eliminar el propio archivo. El permiso para Eliminar versiones no es el mismo que el permiso para Eliminar elementos, de manera que puede proporcionar un nivel personalizado de control. Busque vínculos con más información acerca de permisos y la configuración de niveles de permisos en la sección Vea también.

En la tabla siguiente se muestran los permisos relacionados con las versiones y la desprotección y qué niveles de permiso predeterminados aplican.

Controlar cuántas versiones se almacenan

Puede limitar cuántas versiones de elementos de lista o archivos se guardan en una lista o una biblioteca, que puede ayudar para preservar el espacio del servidor. Si el equipo crea un gran número de versiones, limitar el número de versiones puede ayudar al equipo a administrar mejor y ubicar versiones anteriores. Por ejemplo, si el equipo mantiene un gran número de versiones en varios meses o años, puede que sea difícil para los integrantes examinar en el historial de versiones para buscar las versiones que necesitan. Si el equipo tiene que ver o conservar cualquier de sus versiones anteriores, no limite el número de versiones que desea conservar o establezca el número de versiones que conserva en un número alto.

Si la biblioteca realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, puede elegir cuántas versiones principales de archivos desea conservar y cuántas versiones principales para las que desea conservar las versiones secundarias. De manera predeterminada, cada versión secundaria puede tener hasta 511 borradores (versión secundarias).

Según la manera en la que trabaja el equipo, puede que sea más probable que éste necesite sus versiones secundarias más recientes, como una versión que se editó recientemente. Con el tiempo, puede que sea menos probable que el equipo necesite una versión secundaria anterior. Por lo general, una versión secundaria representa un hito, como un archivo enviado para revisión o publicación, mientras que una versión secundaria es un trabajo en curso que no está listo para que lo lean todos los participantes del sitio.

Si una lista o una biblioteca limita el número de versiones principales, se eliminan las primeras versiones cuando se alcanza el límite. Por ejemplo, si sólo se conservan 20 versiones, y el equipo crea 25 versiones, sólo se guardan las versiones 7 al 26. Si la lista o la biblioteca limita las versiones, debería asegurarse de que los colaboradores son conscientes de que las versiones anteriores se eliminará cuando se alcance el límite de la versión.

Importante  Si su organización limita el número de versiones que almacena, las versiones más antiguas se eliminarán definitivamente cuando se alcance este límite. No se envían a la Papelera de reciclaje.

En una biblioteca que limita el número de versiones principales para la que se conservan versiones secundarias, se eliminarán las versiones secundarias para las versiones principales anteriores cuando se alcance el límite de versiones. Por ejemplo, si conserva borradores únicamente para 10 versiones principales, y el equipo crea 15 versiones principales, sólo se guardarán las versiones principales para las primeras versiones. Las versiones secundarias asociadas con las cinco primeras versiones principales (como 1.2 o 2.3) se eliminan pero las versiones principales (como 1, 2, etc.) se conservan, a menos que la biblioteca también limite las versiones principales.

Habilitar el control de versiones

1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.

2. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

   Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

3. En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.
4. Siga uno de los procedimientos siguientes:
   • Para elementos de lista, para especificar de qué versiones se ha realizado un seguimiento, haga clic en Crear una versión cada vez que edita un elemento de una lista en la sección Historial de versiones de elementos.
   • Para archivos, para especificar que sólo se realiza un seguimiento de un tipo de versión, haga clic en Crear versiones principales en la sección Historial de versiones de documentos.
   • Para archivos, para especificar que se está realizando un seguimiento de las versiones principales y secundarias, haga clic en Crear versiones principales y secundarias (borradores) en la sección Historial de versiones de documentos.
5. Puede especificar cuántas versiones de elementos o archivos se van a conservar. Haga lo siguiente en la sección Historial de versiones de elementos o Historial de versiones de documentos:
   • Para especificar el número de versiones de elementos de lista almacenados, active la casilla de verificación Mantener el siguiente número de versiones y, a continuación, escriba el número de versiones que desea conservar.
   • Para especificar el número de versiones principales de archivos almacenados, active la casilla de verificación Mantener el siguiente número de versiones principales y, a continuación, escriba el número de versiones principales que desea conservar.
   • Para especificar el número de versiones principales para el que desea conservar los borradores, active la casilla de verificación Mantener borradores para el siguiente número de versiones principales y, a continuación, escriba el número de versiones principales para las que desea conservar borradores (versiones secundarias).
6. Haga clic en Aceptar.

Requerir aprobación de contenido en una lista o biblioteca

Cuando configura una lista (lista: componente de un sitio Web que almacena y muestra información que pueden agregar los usuarios utilizando sus explorador. Requiere un servidor Web que ejecute Windows SharePoint Services.) o biblioteca (biblioteca: ubicación en un sitio de SharePoint donde se administra una colección de archivos. La biblioteca puede mostrar información, incluidas las propiedades definidas por el usuario, sobre cada archivo.), puede requerir la aprobación de los elementos o archivos (o de los cambios efectuados en éstos) que se envían a la lista o biblioteca.  

Cuando se aplica esta configuración de aprobación de contenido, un elemento o un archivo que ha cambiado permanecerá en estado pendiente si un usuario con permisos de aprobación lo rechaza o aprueba. Si el elemento o archivo se aprueba, se le asignará el estado Aprobado en la lista o la biblioteca, y estará visible para todos los usuarios con permisos para ver la lista o la biblioteca. En cambio, si se rechaza, permanecerá en un estado pendiente y será visible sólo a las personas con permisos para ver borradores.

De forma predeterminada, un elemento o archivo pendiente sólo está visible para su creador y las personas con permisos para administrar listas, aunque puede especificar si más grupos de usuarios pueden ver el archivo o el elemento.

1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.

2. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

   Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

3. En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.
4. En la sección Aprobación del contenido, en ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados?, haga clic en Sí.
5. Haga clic en Aceptar.

Requerir desprotección para los archivos de una biblioteca

Si desprotege un archivo de algunos programas que son compatibles con Windows SharePoint Services 3.0, puede trabajar con el archivo en el disco duro, aunque esté desconectado. La copia se almacena en la carpeta Borrador del servidor que es, de forma predeterminada, la carpeta Borrador de SharePoint incluida en la carpeta Mis documentos. No obstante, puede cambiar la ubicación en algunos programas cliente. Trabajar con archivos en el disco duro es a menudo más rápido que trabajar con archivos en el servidor, y permite seguir trabajando fácilmente cuando se está fuera de la oficina.

Cuando se desprotege un archivo, nadie puede modificarlo excepto la persona que lo ha desprotegido. Su icono mostrado en la biblioteca cambia para indicar que el archivo está desprotegido . Cuando se sitúa el puntero del mouse sobre el icono del archivo desprotegido, el nombre de la persona para el que se ha desprotegido el archivo aparece en la información en pantalla. Los cambios que alguien realice en un archivo mientras está desprotegido no se muestran a otras personas hasta que se vuelva a proteger el archivo. Esto es así con independencia de que la persona esté trabajando con el archivo en el disco duro o en el servidor.

Cuando las personas protegen un archivo, se les pide que escriba comentarios acerca de los cambios realizados. Si una biblioteca realiza un seguimiento de las versiones, los comentarios forman parte del historial de versiones. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, se les pide a las personas que elijan qué tipo de versión están protegiendo. Busque vínculos para obtener más información acerca de las versiones en la sección Vea también.

1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

   Si no aparece el nombre de la biblioteca, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

2. En el menú Configuración, haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

   Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

3. En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.
4. En la sección Requerir desprotección, en Solicitar que los documentos estén desprotegidos para poder modificarlos, haga clic en Sí.
5. Haga clic en Aceptar.