Los flujos de trabajo debe agregarse a una lista, una biblioteca o un tipo de contenido para que estén disponibles para su uso en documentos o elementos.

Crear e implementar flujos de trabajo

Agregar o cambiar un flujo de trabajo para una lista, una biblioteca o un tipo de contenido

Crear e implementar flujos de trabajo

De manera predeterminada, un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 sólo incluye un flujo de trabajo predefinido: el flujo de trabajo de tres estados, que está diseñado con una lista Seguimiento de asuntos. Si la organización necesita flujos de trabajo adicionales, estos deben estar instalados y habilitados para el sitio por un administrador de servidor. Hay dos maneras en las que se pueden crear flujos de trabajo personalizados para Windows SharePoint Services 3.0:

• Los programadores de software profesional pueden crear flujos de trabajo mediante Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation. Estos flujos de trabajo contienen código personalizado y actividades del flujo de trabajo. Después de que un programador profesional crea flujos de trabajo personalizados, un administrador de servidor puede implementarlos en varios sitios.
• Los diseñadores Web pueden diseñar flujos de trabajo sin código para usarlos en una lista específica o biblioteca mediante un programa de diseño Web compatible con Windows SharePoint Services, como Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Estos flujos de trabajo se crean a partir de una lista de actividades del flujo de trabajo disponibles y el diseñador Web que crea el flujo de trabajo puede implementarlo directamente en la lista o en la biblioteca en la que se utilizará.

Aunque se puede implementar directamente un flujo de trabajo sin código creado en Office SharePoint Designer 2007 en la lista o la biblioteca donde se utilizará, se debe agregar cualquier flujo de trabajo personalizado instalado en el servidor, la biblioteca o el tipo de contenido para que esté disponible para documentos o elementos en una ubicación específica. Debe tener el permiso de Administrar listas para agregar un flujo de trabajo a una lista, una biblioteca o un tipo de contenido. En la mayoría de los casos, los individuos o administradores de sitio que administran bibliotecas o listas específicas realizan esta tarea.

La disponibilidad de un flujo de trabajo en un sitio varía en función de dónde se agregue:

• Si agrega un flujo de trabajo directamente a una lista o biblioteca, estará disponible únicamente para los elementos en dicha lista o biblioteca.
• Si agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de lista (una instancia de un tipo de contenido de sitio que se ha agregado a una lista o biblioteca específica), está disponible únicamente para los elementos de dicho tipo de contenido en la lista o biblioteca específica con la que está asociada dicho tipo de contenido.
• Si agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio, dicho flujo de trabajo está disponible para cualquier elemento de dicho tipo de contenido en todas las listas y bibliotecas a la que una instancia de dicho tipo de contenido de sitio se ha agregado. Si desea que un flujo de trabajo esté ampliamente disponible en las listas o bibliotecas en una colección de sitios para elementos de un tipo de contenido específico, la forma más eficaz de obtener este resultado es agregar dicho flujo de trabajo directamente a un tipo de contenido de sitio.

Agregar o cambiar un flujo de trabajo para una lista, una biblioteca o un tipo de contenido

Antes de que intente agregar un flujo de trabajo, póngase en contacto con el administrador del servidor para determinar qué flujos de trabajo están instalados y habilitados para el sitio. Por ejemplo, se pueden instalar algunos flujos de trabajo en el servidor pero no se pueden activar para el sitio.

Cuando agrega un flujo de trabajo a una lista, una biblioteca o un tipo de contenido, puede personalizar el flujo de trabajo para esta ubicación concreta especificando distintas opciones:

• El nombre del flujo de trabajo
• La lista de tareas en las que se almacenan las tareas relacionadas con el flujo de trabajo
• La lista de historial que registra todos los eventos relacionados con el flujo de trabajo
• Cómo desea que se inicie el flujo de trabajo
• Opciones adicionales específicas del flujo de trabajo individual (por ejemplo, la manera en la que se distribuyen las tareas a los participantes, qué circunstancias hacen que se complete el flujo de trabajo y qué acciones se producen después de que el flujo de trabajo se complete correctamente).

Para agregar un flujo de trabajo nuevo a una lista, una biblioteca o un tipo de contenido o bien, para cambiar la configuración de un flujo de trabajo ya asociado a una lista, una biblioteca o un tipo de contenido, siga los mismos pasos.

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
   • Para una lista o biblioteca
     1. Abra la lista o la biblioteca para la que desea agregar o cambiar un flujo de trabajo.
     2. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

        Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

     3. En Permisos y administración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
   • Para un tipo de contenido de lista:
     1. Abra la lista o la biblioteca que contiene la instancia del tipo de contenido de lista para la que desea agregar o quitar un flujo de trabajo.
     2. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

        Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

     3. En Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido.

         Nota    Si la lista o la biblioteca no está configurada para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la lista o la biblioteca.

     4. En Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
   • Para un tipo de contenido de sitio:
     1. En la página principal de la colección de sitios, en el menú Acciones del sitio, haga clic en Configuración del sitio.
     2. En Galerías, haga clic en Tipo de contenido de sitio.
     3. Haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio para el que desea agregar o cambiar un flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

    Nota    Si ya se han agregado los flujos de trabajo a esta lista, esta biblioteca o este tipo de contenido, este paso le lleva directamente a la página Cambiar configuración del flujo de trabajo y debe hacer clic en Agregar un flujo de trabajo para ir a la página del mismo nombre. Si no se han agregado flujos de trabajo a esta lista, esta biblioteca o este tipo de contenido, este paso le lleva directamente a la página Agregar un flujo de trabajo.

2. En la página Cambiar configuración del flujo de trabajo, haga clic en Agregar un flujo de trabajo o haga clic en el nombre del flujo de trabajo para el que desea cambiar la configuración.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
   • Si está agregando un flujo de trabajo, en la página Agregar un flujo de trabajo, en la sección Flujo de trabajo, haga clic en el nombre de la plantilla del flujo de trabajo que desea utilizar.
   • Si está cambiando la configuración de un flujo de trabajo, en la página Cambiar un flujo de trabajo, cambie la configuración que desea cambiar según los siguientes pasos.
4. En la sección Nombre, escriba un nombre exclusivo del flujo de tarea.
5. En la sección Lista de tareas, especifique una lista de tareas para utilizarla con este flujo de trabajo.

    Notas 

   • Puede utilizar la lista Tareas predeterminada o puede crear una nueva. Si utiliza la lista Tareas, los participantes del flujo de trabajo podrán buscar y ver sus tareas del flujo de trabajo con facilidad utilizando la vista Mis tareas de la lista Tareas.
   • Si las tareas para este flujo de trabajo van a revelar datos que desea mantener independientes de la lista Tareas general, debería crear una nueva lista de tareas.
   • Si la organización va a tener numerosos flujos de trabajo o si los flujos de trabajo implicarán numerosas tareas, debería crear una nueva lista de tareas. En esta instancia, puede que desee crear listas de tareas para cada flujo de trabajo.

6. En la sección Lista de historial, seleccione una lista de historial para utilizarla con este flujo de trabajo. La lista de historial muestra todos los eventos que se producen durante cada instancia del flujo de trabajo.

    Nota    Puede utilizar la lista Historial predeterminada o puede crear una nueva. Si la organización va a tener numerosos flujos de trabajo, puede que desee crear una lista de historial independiente para cada flujo de trabajo.

7. En la sección Opciones de inicio, especifique la manera, cuándo o por quién se puede iniciar un flujo de trabajo.

    Notas 

   • Puede que las opciones específicas no estén admitidas por la plantilla del flujo de trabajo que ha seleccionado.
   • La opción Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento sólo está disponible si está habilitada la compatibilidad de las versiones principal y secundaria para la biblioteca y si la plantilla del flujo de trabajo que ha seleccionado se puede utilizar para la aprobación de contenido.

8. Si está agregando este flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio, especifica si desea o no agregar este flujo de trabajo a todos los tipos de contenido que heredan de este tipo de contenido en la sección Actualizar tipos de contenido y lista.

    Nota    La sección Actualizar tipos de contenido y lista muestra en la página Agregar un flujo de trabajo sólo los tipos de contenido de sitio.

9. Si hay opciones de personalización adicionales disponibles para el flujo de trabajo, haga clic en Siguiente y, a continuación, especifique las opciones que desea en la página Personalizar para el flujo de trabajo.
10. Si no hay opciones de personalización adicionales disponibles para el flujo de trabajo, haga clic en Aceptar.